Les artikkelen som forklarer hva en rutine er, og forskjellen mellom en rutine og en oppgave.
Kom i gang med rutiner (trinn-for-trinn)
I venstremenyen finner du "Rutiner". Trykk på knappen "Opprett en rutine".
Fyll inn korrekt info om rutinen:
Tittel: Fylle inn en passende rutinetittel
Rutinetype: Velg en rutinetype (e.g. brann, elektrisk, VVS, osv.)
Eiendommer: Deretter kan du koble rutinen til en eller flere eiendommer. Rutinen vil opprette én oppgave per eiendom.
Sett rutine-frekvens: Velg hvor ofte du ønsker at rutinen skal generere en oppgave. Frekvensmulighetene for en rutine er mangfoldige; daglig, ukentlig, månedlig, årlig og manuelt. På høyresiden er det en kalender som forhåndsviser hvordan rutinen vil se ut.
Definer oppgavetilgjengelighet: Velg når oppgaven skal dukke opp i oppgavelisten og frist for å utføre.
Startdato: Standardinnstillinger velger at oppgaven skal opprettes og bli synlig på startdato. Om du ønsker å endre det kan du velge å opprette oppgaven x antall dager før startdato.
Frist: Sett frist for når oppgaven må være utført.
Tagg rutinen: Vi anbefaler å tagge rutinen slik at den vil være tilgjengelige under eventuelle eksporter (e.g. brannboken).
Rutinen kan også knyttes til spesifikke leietakere: I "synlig for" feltet kan du velge hvem som skal kunne se rutinen. Som standard er rutineoppgavene kun synlige for utleiere, men du har også muligheten til å gi leietakere tilgang til å se spesifikke rutiner. Dette er spesielt nyttig for å sikre at leietakerne oppfyller sine forpliktelser, og de vil motta varsler og påminnelser automatisk når det er tid for rutineoppgaver.
"Sett rutinen som aktiv ved opprettelse": En aktiv rutine vil opprette oppgaver, og en inaktiv rutine vil ikke opprette de. Ved en onboardingsperiode eller ved testing kan det være at ikke alle rutiner skal aktiveres med en gang - det kan man gå tilbake igjen i årshjulet.
Trykk på "opprett rutine". Etter at rutinen er opprettet kommer man inn til hovedoversikten til den spesifikke rutinen.
Fyll på med mer informasjon om rutinen: Vi anbefaler å fylle inn mer informasjon om rutinen, som for eksempel:
En detaljert beskrivelse av rutinen
Legge ved prioritering
Lage koblinger til dokumentasjonen slik at rutinen kan koblet til riktig serviceavtale og leverandør
Delegere oppgaven til riktig leverandør, ansvarlige og utførende.
Se video om hvordan du lager rutiner og sjekklister:
💡 Tips - Hvordan lage en sjekkelistemal
Vedlikehold av rutiner for titalls eller hundrevis av eiendommer kan være tidkrevende og fører ofte til at brukere må duplisere rutiner. Dette tilhører nå fortiden for bedriftskunder. Med tillegget av sjekklistemaler kan du nå opprette en mal som deles på tvers av rutinene.
På den måten kan du opprette en mal som du importerer til spesifikke rutiner, noe som gir deg én sentral plass for sjekklistemaler, samtidig som du har muligheten til å endre frekvenser og ansvarlige for de ulike rutinene.
For å gjøre sjekklister mer nyttige, har vi lagt til flere underfelter for oppgaver. Dette inkluderer muligheten til å legge til valginformasjon, slik at brukeren kan velge mellom ulike alternativer, samt avmerkingsbokser for å opprette deloppgaver knyttet til sjekklistepunkter.