Oppgavesiden lar deg enkelt få oversikt over repeterende oppgaver, avvik, og andre gjøremål - både uløste, fullførte, og arkiverte. Brukere med taggen Driftsansvarlig på én eller flere eiendommer kan se alle eksisterende oppgaver for disse eiendommene, og delegere dem til leverandørgrupper og andre brukere. Utleiere kan se og delegere alle oppgaver på alle selskapets eiendommer.
I Propely er det som standard satt opp to oppgavetyper: Rutiner og Avvik.
For å kunne opprette oppgavetypen Rutine må det først settes opp rutiner, og du vil under oppsettet få mulighet til å angi frekvens for automatisk opprettelse av repeterende oppgaver. Fra Oppgavesiden kan du opprette oppgaver også utenom denne frekvensen ved behov, og kan da velge hvilken rutine oppgaven skal knyttes til.
Avvik er den andre oppgavetypen, og kan meldes inn av både utleiere og leietakere.
Administratorbrukere i selskapet kan også opprette egendefinerte oppgavetyper gjennom Selskap → Innstillinger → Oppgavetyper.
Oversikt
Oppgavesiden inneholder en rekke muligheter for tilpasning, slik at du raskt kan se oppgaver og avvik som er relevante for deg. Trykk på punktene under for å se mer informasjon.
1 - Kategorier
1 - Kategorier
Alle oppgaver - Denne fanen åpnes som standard når du besøker oppgavesiden, og inneholder alle oppgaver som ikke er arkivert.
Mine oppgaver - Viser alle oppgaver hvor du er enten ansvarlig, eller utførende. Merk at filtre for Leverandør og Bruker ikke finnes her.
Mangler delegering - Oppgaver uten ansvarlige eller utførende vil være synlige her, med mulighet for å filtrere på Mangler ansvarlig/utførende. Merk at oppgaver blir kun synlige her for brukere med tilgang til å delegere oppgaver til andre.
Arkiv - Alle arkiverte oppgaver finner du her.
2 - Visninger
2 - Visninger
Visninger kan tilpasses per bruker, men også gjøres tilgjengelige for andre i selskapet ved å trykke på handlingsmenyen (de tre prikkene til venstre for Tabell/BIM).
Visningen Standard vil alltid være synlig når du går inn på oppgavesiden, og er satt til Innmeldte og Uløste oppgaver. Du kan bruke ulike filtre for å få frem oppgaver for en spesifikk eiendom, leietaker, eller leverandør. Flere filtre lar deg filtrere etter for eksempel Tagger, Ansvarlig, Prioritering, eller spesifikke nøkkelord fra tittel eller beskrivelse.
Velg Alle i filterlinjen for å se alle typer oppgaver, eller Repeterende for å se oppgaver generert fra rutiner.
Du kan også opprette egendefinerte visninger ved å trykke på + i denne linjen. Deretter velger du filtre du ønsker skal gjelde i denne visningen, og avslutter med å velge Lagre filtre.
3 - Filtre
3 - Filtre
De første valgene fra venstre er Repeterende | Innmeldte | Alle, og Uløst | Løst. Disse brukes for å skille mellom oppgaver generert av rutiner (Repeterende), og avvik (Innmeldte). Dersom dere bruker egendefinerte oppgavetyper som ikke vises på egen side vil disse finnes under Innmeldte.
De mest brukte filtre som Dato, Eiendom, Leietaker-enhet, og Leverandør er alltid synlige i filterlinjen. Flere filtre lar deg filtrere oppgaver på for eksempel Rapportert av, Ansvarlig, Tagger, eller nøkkelord fra tittel eller beskrivelse.
Standardvisning bruker automatisk datofiltrering for en periode på siste 3 måneder + 3 dager frem i tid.
Opprette oppgaver og rapportere avvik
På Oppgavesiden, trykk på Opprett oppgave øverst i høyre hjørnet.
Velg oppgavetype. Dersom du velger Rutine vil det komme opp et nytt felt hvor du må velge hvilken rutine oppgaven skal gjelde.
Velg deretter eiendommen, og eventuelt leietaker-enhet det gjelder. Når eiendom er valgt kan du bestemme oppgavens synlighet - Kun utleiere eller Utleiere og alle leietakere på eiendommen. Dersom leietaker-enhet også er valgt vil innstillingene for synlighet også inkludere Utleiere og leietakere på [valgt leietaker-enhet].
All informasjon i oppgaven, inkludert type og eiendom, kan redigeres i ettertid.
Videre kan du sette ansvarlige, utførende, og leverandører.
I seksjonen Info kan du oppgi blant annet etasje, tagger, prioritering, og mer.
Ved å trykke på blyant-ikonet i feltet Koblinger kan du koble oppgaven/avviket til andre oppgaver, komponenter, rom, systemer, risikoanalyser, eller vedlikeholds- og investeringsplaner. Oppgaven vil da også være synlig i oversikten på siden den ble koblet til.
Du kan laste opp filer, og legge til eller importere en sjekkliste til avviket. Merk at dersom du oppretter en oppgave tilknyttet en eksisterende rutine med tilhørende sjekkliste vil denne bli inkludert i oppgaven.