Rutiner er malverk på oppgaver som skal gjennomføres med en gitt frekvens. Hver rutine i Propely er en innstilling som lar systemet vite når oppgaver skal opprettes. Rutinesiden kan derfor betraktes som en oppsettside.

Oppgaver er et generelt begrep, og omfatter både repeterende oppgaver, innmeldte avvik og eventuelle andre oppgavetyper som kan legges til ved behov.

Når en rutine er opprettet vil systemet automatisk generere repeterende oppgaver basert på frekvensen som er satt for rutinen. Oppgavene legges deretter til på Oppgavesiden.

Selskapets globale rutineoversikt finner du ved å navigere til Rutiner fra venstre hovedmeny. Hvilke rutiner er synlige her avhenger av hvilke eiendommer du er medlem av.

1️⃣ Oversikten er delt inn i Aktiv, Ikke aktiv og Arkivert. Alle nye rutiner legger seg som standard i fanen Aktiv, med mindre du spesifikt oppgir at rutinen ikke skal aktiveres ved opprettelse.

2️⃣ Egendefinerte visninger blir lagret her. For å opprette en ny visning må du først velge filtre du ønsker og deretter trykke på Lagre som ny. Gi visningen et navn og avslutt med Lagre. Egendefinerte visninger er som standard kun synlige for den som opprettet dem, men kan deles med resten av selskapet fra visningens handlingsmeny.

3️⃣ Filtre kan brukes til å få en oversikt over alle rutiner tilknyttet en eller flere spesifikke eiendommer, leverandører eller brukere. De kan også filtreres på tagger, selskap, prioritering, utførende med mer.

Start med å navigere til Rutiner i sidemenyen, og trykk deretter på Opprett ny rutine. Når du har gitt rutinen et navn kommer det opp flere felt - her kan du velge hvilke eiendommer rutinen skal gjelde, og hvilken type oppgaver rutinen skal generere. Oppgavetype Rutine er standard, men kan endres til en annen type som for eksempel Avvik eller en egendefinert oppgavetype.

Når du har valgt eiendommer blir flere alternativer tilgjengelige. Disse kan også legges til eller redigeres etter at rutinen er opprettet.

1️⃣ Angi leietaker-enheter, hvis rutinen gjelder noen spesifikke. Dette knytter oppgavene som genereres til leietaker-enhetene du velger. Som standard opprettes det én oppgave for alle valgte enheter, men du kan endre dette i rutinens innstillinger.
Hvis rutinen gjelder hele eiendommen kan feltet stå tomt.
​

2️⃣ Sette frekvensen som skal brukes for å generere oppgaver (mer informasjon om dette finner du nedenfor).
​

3️⃣ Tilordne tagger, som Brann, VVS, eller Elektro.
​

4️⃣ Bestemme synlighet: Som standard er det kun utleiere som kan se oppgaver som opprettes, men du kan endre dette til Alle. Hvis synlighet redigeres i ettertid vil valgene være Bare utleiere på eiendommen, Utleiere og alle leietakere på eiendommen, og Utleiere og leietakere på spesifiserte enheter. De to sistnevnte alternativene er nyttige dersom oppgavene skal utføres av leietakere, slik at de kan motta varslinger og påminnelser om disse.
​

Du kan også velge om rutinen skal aktiveres med en gang den er opprettet.

Når du har valgt Opprett rutine blir du tatt til en ny side med rutinens innstillinger. Her kan du redigere alle felt som var tilgjengelige ved opprettelse og legge til mer informasjon ved behov.

Til høyre for de generelle innstillingene finner du menyen Handlinger. Her kan du blant annet aktivere/deaktivere, duplisere eller slette rutinen, slette genererte oppgaver for en spesifikk periode, eller laste ned rutinen som en PDF-fil.

Du kan sette ansvarlig/utførende og leverandør slik at oppgaver automatisk tilordnes disse ved opprettelse. Ved tildeling av ansvarlige og utførende kan du velge om oppgavene skal tildeles den samme personen, eller om det skal være forskjellige ansvarlige/utførende for hver leietaker-enhet. Det er også mulig å tildele oppgavene til brannvernansvarlige på leietaker-enheten/eiendommen.

Vi anbefaler å koble rutiner til relevante elementer, slik som serviceavtaler eller systemer, for å kunne ha full oversikt over oppgaver som blir utført.

Koblinger er tilgjengelige under seksjonen Sjekklister. Du kan legge opptil flere koblinger fra én samling, og rutinen kan kobles til flere samlinger.

Koblingene rutinen har vil være synlige både i oppgaver som opprettes, og på de tilkoblede elementene.

Sjekklistemaler kan brukes dersom du har forskjellige rutiner med ulike frekvenser som alle har samme gjøremål, eller om du ofte oppretter ikke-repeterende oppgaver hvor samme sjekkliste skal brukes. Maler er tilgjengelige på tvers av selskapet.

Du finner sjekklistemaler i sidemenyen ved å holde musepekeren over pil ned-ikonet ved Rutiner.

For å opprette ny mal, trykk på plusstegnet øverst til venstre. Her kan du velge hvilke selskap skal ha tilgang til sjekklisten - hvis feltet står tomt er det kun du som får tilgang. Du kan også dele malen med spesifikke leverandørgrupper.

Deretter kan du legge til sjekklistepunkter ved å trykke på Legg til ny oppgave. Her kan du spesifisere tittel, beskrivelse og eventuelle tilleggsfelt.
​Avmerkningsboks regnes som en underoppgave. Tekstfelt, Nummerfelt, og Rullegardin går under Loggføring, og brukes til å samle inn forskjellige typer informasjon:

Du kan legge til flere sjekklistepunkter ved å trykke på Legg til ny oppgave igjen.
Når alle punktene er på plass trykker du på Lagre. Sjekklisten blir nå tilgjengelig i oversikten på venstre side.

Sjekklistemaler kan enkelt settes inn i rutiner ved å navigere til rutinen, trykke på Innstillinger under Generelt, og velge Importer sjekkliste fra mal.

Dersom du på et senere tidspunkt gjør endringer i sjekklisten som er importert til rutinen vil disse kun gjelde for oppgaver som opprettes fremover, og ikke oppgaver bak i tid.

Videre velger du malen du ønsker å importere, og om sjekklisten eventuelt skal knyttes opp mot dokumentasjonssamlinger.

Merk: Sjekklistemaler som importeres til oppgaver knyttes ikke opp mot andre elementer.

Sjekklisten er nå importert og lagret. Hvis du ønsker å gjøre endringer på sjekklisten kan du gjøre dette her - husk i så fall å trykke på Lagre sjekkliste før du forlater siden. Endringene du gjør gjelder kun for rutinen/oppgaven du er inne på, og ikke malen som ble brukt.