Rutiner er malverk på oppgaver som skal gjennomføres med en gitt frekvens. Hver rutine i Propely er en innstilling som lar systemet vite når oppgaver skal opprettes. Rutinesiden kan derfor betraktes som en oppsettside.

Oppgaver er et generelt begrep, og omfatter både repeterende oppgaver, innmeldte avvik og eventuelle andre oppgavetyper som kan legges til ved behov.

Når en rutine er opprettet vil systemet automatisk generere repeterende oppgaver basert på frekvensen som er satt for rutinen. Oppgavene legges deretter til på Oppgavesiden.

Selskapets globale rutineoversikt finner du ved å navigere til Rutiner fra venstre hovedmeny. Hvilke rutiner er synlige her avhenger av din rolle og eiendommene du er medlem av.

1️⃣ Oversikten er delt inn i Aktiv, Ikke aktiv og Arkivert. Alle nye rutiner legger seg som standard i fanen Aktiv, med mindre du spesifikt oppgir at rutinen ikke skal aktiveres ved opprettelse. Dupliserte rutiner vil alltid legges i fanen Ikke aktiv.

2️⃣ Egendefinerte visninger blir lagret her. For å opprette en ny visning må du først velge filtre du ønsker og deretter trykke på Lagre som ny. Gi visningen et navn og avslutt med Lagre. Egendefinerte visninger er som standard kun synlige for den som opprettet dem, men kan deles med resten av selskapet fra visningens handlingsmeny.

3️⃣ Filtre kan brukes til å få en oversikt over alle rutiner tilknyttet en eller flere spesifikke eiendommer, leverandører eller brukere. De kan også filtreres på tagger, selskap, prioritering, utførende med mer.

Start med å navigere til Rutiner i sidemenyen, og trykk deretter på Opprett ny rutine øverst til høyre.

Ved opprettelse skal kun den mest relevante informasjonen fylles inn, og resten legges til i ettertid. Merk at alle felt er påkrevd.

Dette vil også være tittelen på alle oppgaver som genereres av rutinen.

Dersom du er medlem i flere selskap kan du velge mellom disse her. Kun ett selskap kan velges under opprettelse, men du kan legge til flere i ettertid.

Rutine er valgt som standard, men du kan endre denne til eksempelvis Avvik eller en annen egendefinert oppgavetype.

Velg hvilke eiendommer rutinen skal generere oppgaver for. Kun eiendommer som hører til angitt selskap vil være synlige her. Når rutinen er opprettet kan du legge til både leietaker-enheter og eiendommer fra andre selskap.

Her kan du definere når og hvor ofte rutinen skal generere oppgaver. I steg 1 velger du startdato (kan ikke være en dato bak i tid) og frekvens - daglig, ukentlig, månedlig eller årlig. Kalenderen til høyre viser når rutinens første oppgave vil genereres.

Dersom rutinen gjelder uregelmessige oppgaver som likevel har bruk for sjekklister og informasjon fra en rutine kan du velge Manuelt - rutinen vises da med Løpende frekvens, og oppgavene må opprettes manuelt.

I steg 2 velger du om oppgaven skal bli synlig på startdato, eller om den skal gjøres tilgjengelig et bestemt antall dager i forveien. Du kan også sette frist for utførelse.

Til slutt velger du om rutinen skal settes som aktiv ved opprettelse. I tilfeller hvor rutinen krever ytterligere tilpasning, som for eksempel spesifikke leietaker-enheter, ansvarlige/utførende, sjekklister og mer, anbefaler vi å avvente med å aktivere rutinen til all tilleggsinformasjon er på plass.

Fullfør ved å trykke Opprett rutine. Du vil nå bli videresendt til en ny side med oversikt over rutinen.

Øverst på siden finner du rutinens tittel (flytt musepekeren over denne for å redigere), status (aktiv/inaktiv), datoer for opprettelse og nyligste oppdatering, samt handlinger som gjelder hele rutinen.

Følgende handlinger er tilgjengelige:

Under Flere valg finner du følgende alternativer:

Denne fanen inneholder ulike seksjoner med informasjon om rutinen. Disse kan endres når som helst, men vær oppmerksom på at enkelte endringer vil kun gjelde fremtidige oppgaver og ikke oppgaver som allerede har blitt opprettet.

Trykk på Legg til beskrivelse for å fylle inn en forklarende tekst om rutinen. Denne vil være synlig som beskrivelse i alle oppgaver som genereres av rutinen. Du kan også legge til en stedsbeskrivelse ved behov.

For å redigere en eksisterende beskrivelse trykker du på Endre.

Her kan du enten opprette en ny sjekkliste ved å trykke Legg til første sjekklistepunkt, eller importere en eksisterende sjekkliste via Valg → Importer fra sjekklistemal.
​​Les mer om opprettelse og bruk av sjekklister her.

Dersom rutinen inneholder en sjekkliste fra mal kan denne redigeres direkte i rutinen uten å påvirke den opprinnelige malen.

Menyen Valg inneholder flere alternativer dersom noen sjekklistepunkter er tilgjengelige:

1️⃣ Gjør nummerert: Sjekklistepunkter får et nummer.

2️⃣ Aktiver tilpassende ansvarlige: Gir mulighet til å oppgi en ansvarlig for hvert sjekklistepunkt.

3️⃣ Importer sjekkliste fra mal

4️⃣ Slett alle arbeidsoppgaver: En snarvei for å slette alle punktene i sjekklisten. Handlingen kan ikke angres, men hvis du brukte en sjekklistemal kan denne importeres på nytt. Merk at eventuelle endringer på sjekklisten utført direkte i rutinen lagres ikke i malen.

Her kan du se rutinens startdato og nåværende frekvens, samt når oppgavene blir tilgjengelige og eventuell frist. Kalenderen markerer både opprettede og kommende oppgaver.

Trykk på Endre for å redigere frekvens, tilgjengelighet av oppgaver og frist. Merk at endring av frekvens vil kun påvirke oppgaver som ikke har blitt opprettet ennå.

Her kan du legge til/endre selskap, eiendommer og leietaker-enheter som rutinen gjelder.

Dersom du velger flere/alle leietaker-enheter på samme eiendom vil alternativet Unik per enhet bli tilgjengelig. Hvis denne er på vil det bli opprettet én unik oppgave for hver leietaker-enhet. Hvis valget er av opprettes det i stedet en felles oppgave for alle leietaker-enheter.

Dersom rutinens oppgaver skal tildeles spesifikke brukere eller leverandørgrupper kan du angi disse her.

Ved valg av ansvarlige/utførende kan du bestemme mellom:

Listen med brukere vil endre seg basert på alternativet du velger.

Diverse tilleggsinformasjon legges til her.

Her kan du bestemme om spesifikke krav må oppfylles før oppgaven kan markeres som Løst. Kravene kan for eksempel være at brukeren må legge til vedlegg eller kommentar, eller at hele sjekklisten fullføres.

Vi anbefaler å koble rutiner til relevante elementer, slik som serviceavtaler eller systemer, for å kunne ha full oversikt over oppgaver som blir utført. Du kan legge opptil flere koblinger fra én samling, og rutinen kan kobles til flere samlinger.

Koblingene som rutinen har vil være synlige både i oppgaver som opprettes og på de tilkoblede elementene.