Med skjemaer kan du enkelt sette opp og sende ut egne oppgaver eller spørreskjemaer til både interne og eksterne kontakter, uten at mottakerne trenger å logge inn i Propely.
Du velger selv utformingen på dine skjema og hvordan de sendes ut til mottakerne. Svar kommer inn som oppgaver i Propely slik at du enkelt kan holde orden på innhenting av dokumentasjon, inn- og utflyttingsprotokoller, egenkontroller og mer.
For å bruke skjemaer må du ha Drift & vedlikehold Professional. Ta kontakt med din kundeansvarlig for å aktivere dette.
Opprette skjema
Trykk på Opprett skjema øverst i høyre hjørnet.
Opprettelsen består av flere steg:
Steg 1: Generell informasjon
Navn og beskrivelse for skjemaet - Merk at disse er interne og kommer ikke til å være synlige for mottakere.
Selskap - Velg selskapet som skjemaet skal være tilgjengelig for. Feltet vil kun være tilgjengelig dersom du er medlem i to eller flere selskap.
Steg 2: Oppgavetype
Her velger du hvilke oppgavetyper som skal være tilgjengelig for mottakere. Hvis flere typer er angitt vil mottakeren kunne velge mellom disse - dette bestemmer hvilken type oppgave opprettes i Propely når svaret er sendt inn.
Obs! Oppgavetype må være opprettet i Selskap → Oppgavetyper for å kunne være synlig her.
Steg 3: Bygg skjema
I dette steget velger du hvordan skjemaet skal se ut:
Tittel og beskrivelse av skjemaet - Dette er tittel og beskrivelse som er synlig for mottakere. Trykk på Legg til oversettelse for å legge inn tittel og beskrivelse på engelsk. Du kan også tilpasse teksten på knappen for å sende inn skjema - standard er "Meld inn saken", andre eksempler er "Jeg bekrefter at all informasjon er vedlagt", eller "Jeg bekrefter at jeg har forstått...".
Vedlegg - Dersom det skal være vedlegg i skjemaet kan disse lastes opp her. Mottakere vil kunne se og laste ned vedlegg.
Oppgavefelt - Dette er felt mottakeren kan fylle ut, som også blir inkludert i oppgaven som opprettes fra innsendte svar - Tittel, beskrivelse, stedsbeskrivelse og filer. For å gjøre et felt påkrevd trykker du på avmerkningsboksen til venstre for feltet. Du kan også legge inn en standardtittel og -beskrivelse.
Sjekklistemal - Du kan enten importere en eksisterende sjekklistemal eller sette opp en ny ved å trykke på Legg til første seksjon. Deretter kan du legge til ekstra felt under hver seksjon, som tekst, flervalg eller avmerkningsboks.
Utfylling av sjekklisten kan også gjøres påkrevd ved å velge Krev at sjekklisten er fylt ut.
Ønsker du å se hvordan skjemaet kommer til å se ut kan du trykke på Forhåndsvis skjema 
i bunnen av vinduet.
Steg 4: Ferdigstilling
Det siste steget inneholder valgfri innstillinger for tilpasning av utseendet på e-posten med skjemaet, e-posten med bekreftelse av innsending og bekreftelsesside mottakeren ser etter at skjemaet er innsendt. Merk at alle felt er forhåndsutfylt med Propelys standardtekst, og kan overstyres ved behov, med mulighet for å legge inn oversettelser.
E-postutsendelse - Velg hvilket emne og innhold e-posten til mottakeren skal ha. Du kan også endre teksten på knappen som videresender til skjemaet.
E-postbekreftelse - Tilpass emne og innhold i e-posten med bekreftelse som sendes etter vellykket innsending. E-posten kan ved behov også inkludere en lenke som lar mottakeren åpne oppgaven i Propely.
Bekreftelse på innsending - Velg hvilken tekst skal vises på siden etter vellykket innsending.
Avslutt med å trykke på Opprett skjema.
Sende ut skjema
Skjema kan sendes ut på to ulike måter: via e-post direkte til leietakere eller ved å generere en QR-kode og en lenke. Du kan velge dette ved å trykke på Opprett utsendelse.
E-post til leietakere
Etter å ha valgt dette alternativet kan du velge leietakere. Listen inneholder leietaker-enheter på alle eiendommer du har tilgang til, og hvis det er lagt inn e-postadresse i Nøkkelinformasjon om leietaker-enheten vil denne være synlig her. Hvis ingen e-post er oppgitt kan dette gjøres i neste steg, hvor du også kan overstyre eksisterende e-post.
I siste steg kan du justere emne og tekst i e-posten.
Oversikt over sendte e-post vil være tilgjengelig på hovedsiden i fanen Utsendelser via e-post, med informasjon om eiendom og leietaker-enhet, mottakerens e-postadresse, status, dato for utsendelse og dato for siste sendte påminnelse.
Du kan sende en påminnelse enten via handlingsmenyen
ved siden av hver leietaker eller ved å markere flere leietakere og velge Send påminnelse. Du får da mulighet til å tilpasse innholdet i påminnelsen.
Dersom flere mottakere er valgt vil navnet i forhåndsvisningen være {{recipientName}} - dette erstattes med hver mottakers faktiske navn.
QR-kode og lenke
Du kan velge om det skal genereres kun én QR-kode + lenke, eller flere hvis du ønsker å opprette en unik QR-kode for hver eiendom og leietaker som velges.
Èn QR-kode/lenke - Velg først eiendom og merk deretter av om brukeren skal kunne velge leietaker-enheter eller spesifikke dokumentasjonssamlinger. Disse kan tilpasses per eiendom.
Flere QR-koder/lenker - Her kan du bestemme om det skal opprettes en unik QR-kode per leietaker på valgte eiendommer og eventuelt per dokumentasjonssamling.
Etter opprettelse blir QR-kodene og lenkene synlige i fanen QR-koder og lenker, med informasjon om eiendom og leietaker-enhet, tilknyttede dokumentasjonssamlinger og dato for opprettelse. På høyre side er det knapper for å vise QR-koden 
og kopiere lenken 
. Lenken blir kopiert direkte til utklippstavlen, mens QR-koden kan lastes ned som en SVG-fil.
Samle inn svar
Når mottakere har sendt inn sine svar vil disse komme inn som oppgaver i Propely. Du kan til enhver tid sjekke status på disse ved å gå til fanen Svar, hvor du også kan åpne og behandle oppgavene.
Listen viser oppgaver som ble opprettet ut fra utfylte skjema, navn og e-post på innsender, tidspunkt for innsendingen og status på oppgaven:
Tom grå sirkel er Ikke startet
Halvfylt oransje sirkel er Blir løst
Fylt grønn sirkel er Løst
Dersom du ønsker å kunne skille svarene ut fra andre innmeldte oppgaver kan det være lurt å sette opp egen visning for disse på oppgavesiden, enten for eiendommer/leietaker-enheter skjemaet ble sendt ut til, eller den oppgavetypen som ble angitt i skjemaet (dette fungerer best hvis en egendefinert oppgavetype ble brukt).