Før oppstart
Vår erfaring tilsier at kunder som tar seg tid til å gå gjennom dokumentasjonen, og som fyller inn riktig informasjon i stedet for å laste opp alt tilfeldig, oppnår langt større eierskap til både struktur og dokumentasjon i plattformen. Dette eierskapet er ofte nøkkelen til en smidig og effektiv oppstart, og legger grunnlaget for en del funksjoner i Propely. For å sikre en rask og korrekt import anbefaler vi derfor at dere følger vår guide nøye.
Deling av dokumentasjon under onboarding
I onboarding-fasen vil dere få tilgang til egen mappe i SharePoint hvor dere kan plassere filene som skal importeres. FDV-dokumentasjon organiseres i en mappestruktur per bygg.
Eiendommer, leietakere, leverandører, brukere, oppgaver m.m. legges inn i våre importmaler (Excel), som blir tilgjengeliggjort for dere i SharePoint. For at all informasjon skal bli korrekt importert er det viktig at malene ikke endres.
Viktige sjekkpunkter før import
Før dere laster opp dokumentasjon til import ber vi dere om å:
Se gjennom og eventuelt fjerne dokumentasjon som ikke skal importeres - eksempelvis utdaterte dokumenter;
Sørge for at ingen mapper er tomme, og at fil- og mappenavn er beskrivende - unngå tilfeldig genererte filnavn som f.eks. report_5719_3768097383674;
Kontrollere at dokumentasjonen tilhører riktig bygg, og at byggnavn samsvarer med det som er registrert i Propely;
Sjekke at det ikke fremkommer noen korrupte/tomme filer, og at filene er i format som støttes i plattformen (listen over støttede filtyper finner dere her).
Dette bidrar til å unngå feil og forsinkelser under importen.
Import og kvalitetssikring
Når importen er ferdigstilt anbefaler vi at dere går gjennom importert data, enten på egenhånd eller sammen med oss, og gir snarest tilbakemelding hvis det er behov for endringer. Dersom vi ikke mottar noen tilbakemelding før onboarding er fullført må eventuell kvalitetssikring utføres internt av dere.
Ekstra arbeid med dokumentasjon
Ved importbehov utover det som inkluderes i den avtalte onboardingspakken vil eventuell bistand faktureres per time.
Dersom det viser seg at det vil kreve ekstra tid å strukturere opplastet dokumentasjon (for eksempel i tilfeller hvor filene ikke er sortert per bygg) vil dette bli kommunisert.
Tidslinje og oppfølging
Anslått tidslinje for importen planlegges sammen med deres kundeansvarlig basert på porteføljens størrelse og kompleksitet. Vi etterstreber alltid å overholde denne tidslinjen, men enkelte bygg eller dokumentasjonssamlinger kan imidlertid være mer komplekse. Deres kundeansvarlig vil holde dere oppdatert underveis i prosessen.
Selvimport av dokumentasjon
Hvis dere ønsker å importere rådata og/eller FDV-dokumentasjon selv kan vi gi veiledning på fremgangsmåten og best practice for dette. Ta kontakt med deres kundeansvarlig for mer informasjon.