Propely er en alt-i-ett plattform for eiendomsforvaltning som hjelper utleiere, driftsorganisasjoner og eiendomsselskaper med å digitalisere og effektivisere drift, vedlikehold og kommunikasjon. Plattformen passer for alt fra små porteføljer til store, komplekse eiendomsselskaper i både privat og kommunal sektor.

Beste sted å starte er våre onboardingsvideoer som gir en steg-for-steg gjennomgang av plattformen. Du finner disse i hjelpesenterets samling Kom i gang eller ved å trykke på knappen under.
Du kan også kontakte oss for en demo tilpasset din virksomhet.
​

Ja, Propely kan brukes både i nettleser og på mobil (iOS og Android).
​Web-versjonen gir tilgang til alle funksjoner og er best egnet for administrativt arbeid, rapportering og håndtering av dokumentasjon.

Mobilappen er optimalisert for daglig bruk ute på eiendommene - melde inn avvik, kvittere oppgaver, ta bilder og holde oversikt. Begge versjonene synkroniseres i sanntid.
​

Både web-versjonen og appen følger enhetens systemspråk, som vil si at hvis din datamaskin eller telefon er på norsk vil Propely også være det. Hvis enheten bruker et annet språk enn norsk eller engelsk vil plattformspråket settes til engelsk som standard.
​
Det er imidlertid mulig å bytte plattformspråk mellom norsk og engelsk fra navigasjonsmenyen øverst i venstre hjørnet (øverst til høyre hvis du er på eiendomssiden). Bytte av språk i web-versjonen vil oppdatere siden automatisk.

Vær oppmerksom på at endring av språk gjelder kun Propelys standardelementer, samt egendefinerte elementer hvor oversettelse har blitt lagt inn manuelt. Dersom du for eksempel skal lage egne tagger er det derfor lurt å legge inn en oversettelse hvis noen av deres brukere har engelsk som plattformspråk.

Under Selskap i hovedmenyen på venstre side finner du alle overordnede innstillinger: firmanavn, logo, brukere, varslinger, integrasjoner, dokumentasjonssamlinger og mer. Merk at kun administratorer har tilgang til denne siden.

Propely støtter visning av de vanligste filtypene for dokumentasjon: PDF, Word, Excel, bilder (JPG, PNG, DWG) og mer - du finner en komplett liste over støttede formater ved å gå til artikkelen under. Merk at listen også inneholder filtyper som ikke nødvendigvis kan forhåndsvises i plattformen, men som likefullt kan lastes opp/ned.

Begrepene viser til ulike typer overordnet tilgang som brukere kan ha i plattformen på selskapsnivå. Tilgangene kommer da i tillegg til roller (utleier, leietaker, leverandør) som alle brukere må tildeles for å kunne bli invitert til Propely. Det er derimot valgfritt å gjøre en bruker til administrator eller selskapsmedlem.

Administrator har full tilgang til selskapsinnstillinger, kan legge til/fjerne brukere på eiendoms- og selskapsnivå samt administrere alle eiendommer i selskapet.
​

Medlem/selskapsmedlem har tilgang til noen utvalgte selskapsinnstillinger og kan se og redigere rutiner på sine eiendommer.

På eiendomsnivå har Propely tre grunnroller:

I tillegg kan brukere tildeles Superbruker eller Driftsansvarlig som tilleggsroller, også kalt tagger i plattformen. Hver tagg gir en spesifikk type tilgang - Superbrukere får innsyn i eiendommens/leietakerens økonomiske data, og Driftsansvarlige kan se alle oppgaver på eiendommene de er medlem av. Taggene kan kombineres med hver av rollene for ytterligere justering av tilganger.

Gå til Brukere fra hovedmenyen til venstre og søk etter brukeren. Trykk på de tre prikkene ved brukerens navn og velg Send innloggingsdetaljer på nytt.
​
Naviger til brukerens profil → fanen Innstillinger og sjekk at e-postadressen er korrekt. Brukeren bør også sjekke at invitasjonen ikke har havnet i søppelpost.

Merk at innloggingsdetaljer kan kun sendes på nytt hvis brukeren ikke har logget inn i Propely tidligere - hvis dette ikke er tilfellet må brukeren selv nullstille sitt passord. Dette gjøres ved å velge Glemt passord på innloggingssiden.

Alle brukere i Propely må være tilknyttet minst én eiendom for å ha en aktiv brukerkonto. Det vil si at for å kunne fjerne en bruker må vedkommende fjernes fra alle eiendommer brukeren er medlem av.

Fremgangsmåten avhenger til en viss grad av brukerens rolle og hvorvidt vedkommende er medlem av selskapet. Trykk på knappen under for å se hvordan du fjerner de ulike rollene.

Obs! Fremgangsmåten i artikkelen beskriver hvordan du fjerner en bruker fra ditt selskap. Dersom brukeren er medlem i andre selskap eller eiendommer vil vedkommende beholde tilgang til plattformen, men ikke data fra ditt selskap.

Ja. For eksempel er utleiere ofte medlemmer på flere eiendommer, mens leverandører får automatisk tilgang basert på eiendommer hvor deres leverandørgruppe er lagt til.
​

En bruker kan også legges inn med ulike roller på flere eiendommer innenfor samme selskap, eksempelvis utleier på en eiendom og leverandør på en annen. Brukeren vil i så fall ha ulike tilganger på hver eiendom basert på sin rolle.

I Propely brukes begrepene om hverandre. Et avvik er en hendelse eller feil som meldes inn og skal utbedres. En oppgave er en konkret arbeidsoppgave eller planlagte/repeterende driftsoppgaver. Både avvik og oppgaver håndteres fra Oppgavesiden.

Ja. Leietakere som er invitert til Propely kan melde inn avvik direkte via app eller på web. Du kan også lage et skjema som kan deles med leietakere og andre eksterne parter via QR-koder eller lenker. Mottakeren fyller ut skjemaet uten innlogging, og svarene konverteres automatisk til oppgaver i systemet.

En rutine er en instruks for automatisk opprettelse av repeterende oppgaver som følger en angitt frekvens. Noen eksempler på dette er ukentlig renhold, månedlig branntilsyn eller årlig servicekontroll. Rutiner kan tildeles spesifikke eiendommer og leietaker-enheter, og du kan sette opp ansvarlige og utførende som vil motta varsling (per selskapets innstillinger) ved startdato og frist for oppgaver.

Rutiner kan også være løpende, som betyr at hver oppgave opprettes manuelt, men bruker likevel rutinens spesifiserte innstillinger.

I tillegg til Propelys standardtyper (avvik og rutine) kan du opprette egne oppgavetyper som passer til selskapets behov. Dette gjøres fra Selskap → Oppgavetyper.

Ja. Via ekstern oppgaveside kan leverandører og entreprenører få tilgang til sine tildelte oppgaver uten at de trenger å logge inn. Dersom leverandørgruppen er registrert med en e-postadresse vil du få flere varslingsvalg når du tildeler leverandøren en oppgave. Ved å velge Send e-post vil leverandøren motta en lenke hvor de kan se status på oppgaven, legge inn kommentarer og laste opp vedlegg.

Ja. Fra oppgavesiden kan du generere PDF-rapporter som kan deles med leverandører, styret eller andre utenfor Propely. Rapporten kan tilpasses til å vise kun relevant informasjon.
​

Dokumentasjonssamlinger er Propelys måte å organisere FDV-dokumentasjon på, strukturert etter NS 3451 og NS 3456. Noen eksempler på dokumentasjon er serviceavtaler, risikovurderinger, tegninger og branninstrukser. Du finner de ulike samlingene i fanen Dokumentasjon på eiendomssiden.
​

Systemer er en betegnelse for tekniske anlegg, installasjoner og bygningsdeler på eiendommen, f.eks. ventilasjonsaggregater, heiser eller sprinkleranlegg. Systemer kan knyttes til oppgaver og dokumentasjon, slik at du alltid har full historikk per anlegg.

Ja. Propely støtter import fra flere FDV-systemer, f.eks. FAMAC. Som regel kan mye av dokumentasjon overføres via API, mens resten importeres manuelt.

Du finner også en oversikt over generelle krav og anbefalinger for filstruktur i vår guide nedenfor.

Innholdsbasert søk lar deg søke i selve innholdet i dokumentene dine, fremfor å søke basert på kun filnavn. Propely Intelligence indekserer PDF-er og andre dokumenter slik at du kan finne informasjon på tvers av hele FDV-arkivet ditt.

Vi anbefaler å følge NS 3451-strukturen som Propely er bygget rundt. Seksjonen Dokumentasjonssamlinger brukes hovedsaklig til forvaltningsdokumetnasjon, med kategorier som matrikkelinformasjon, risikovurderinger, miljødokumentasjon og brannvern. FDV-dokumentasjon relatert til bygningsdeler, slik som datablader og bruksanvisninger, plasseres i Systemer. Service- og driftsavtaler samt tilhørende rapporter går inn under sin tilsvarende seksjon.

Leietakere ser informasjon og nyheter som er relevant for deres leietaker-enhet. De kan melde inn avvik, følge status på egne saker og motta push-varsler/e-post fra utleier. De ser ikke informasjon om andre leietaker-enheter eller eiendommer, økonomiske data eller interne forvaltningsdetaljer.

Via Sosialt-funksjonen kan du publisere innlegg som blir tilgjengelige for brukere i plattformen, eller sendes på e-post til valgte leietakere. Du kan tilpasse innlegg per bygg eller leietaker-enhet.

Ja. Booking-modulen lar leietakere og utleiere reservere fellesarealer som møterom, parkeringsplasser eller vaskerom. Du setter vilkår for booking, åpningstider og kapasitet. Administrasjon og historikk er kun tilgjengelig for utleiere.

For å sette brannvernansvarlig for hele eiendommen går du til Oversikt på eiendomssiden og trykker på blyant-ikonet for å redigere Nøkkelinformasjon. Deretter velger du bruker i feltet Brannvernansvarlig.
Ønsker du å gjøre tilsvarende for en spesifikk leietaker, går du først til leietakerens side fra fanen Leietaker-enheter, og redigerer Nøkkelinformasjon på samme måte som beskrevet ovenfor.

Innsikt er Propelys rapporterings- og dashbord-modul. Her finner du over 50 standardrapporter på tvers av oppgaver, serviceavtaler, leietakere og leverandører, samt mulighet til å bygge egne dashbord med tre standardmaler: Drifts-, Leietaker- og Leverandøroversikt.

Innsikt-modulen er kun tilgjengelig for brukere med rolle utleier.

Brukere med administratortilgang i plattformen kan hente ut ulike rapporter i Excel-format via Selskap → Eksport. Noen av rapporter som er tilgjengelige er: kostnader og timeregistreringer, oppgaver, rutiner, brukere, eiendommer og flere.

Propely AI (også kalt AI-innboksen, eller bare innboksen) automatiserer behandling av servicerapporter, avtaler og annen dokumentasjon. Slik bruker du innboksen:

Vær oppmerksom på at funksjonaliteten må aktiveres av Propely før den kan tas i bruk.

AI-innboksen kan:

Propely MCP (Model Context Protocol) lar AI-verktøy som Claude og ChatGPT koble seg direkte til dine FDV-data. Du kan stille spørsmål som «hvilke avvik har stått åpne mer enn 30 dager?» og få strukturerte svar uten å forlate arbeidsflyten. Ingen data forlater systemet ditt.

Ja. Du kan aktivere 2FA i kontoen din under Personlige innstillinger. Administratorer kan også pålegge hele selskapet å bruke 2FA for økt sikkerhet.

Ja. Propely støtter Microsoft SSO via generisk OAuth og Enkeltpålogging via Microsoft Entra ID med SCIM-støtte for automatisk brukerprovisjonering. Oppsett gjøres i samarbeid med Propelys tech-team.

På innloggingssiden velger du Logg inn med Microsoft. Brukere som er provisjonert via Microsoft Entra ID/SCIM må bruke SSO-knappen og kan ikke logge inn med e-post og passord.

I henhold til GDPR bruker Propely kryptering av data under overføring og lagring. For spørsmål om datalagring og personvern, se Propelys personvernerklæring.

Propely kan integreres med en rekke systemer, blant annet kontraktsforvaltning, tegningsarkiv sensorikk, adgangskontroll og leietakerplattformer.

Ja. Propely støtter oppsett av egendefinerte API-klienter dersom du ønsker å utvikle egen integrasjon.

Ja. Propely-appen er tilgjengelig for iOS/iPadOS (App Store) og Android (Google Play). Appen er optimalisert for daglig bruk ute på eiendommene og gir full tilgang til oppgaver, avvik og dokumentasjon.