Propelys innboks gjør det enklere å hente ut nøkkelinformasjon fra serviceavtaler og rapporter. Verktøyet tolker dokumenter fra ulike leverandører, og bistår med å plassere informasjonen på rett plass. Resultatet er en mer effektiv arbeidsflyt, med mindre manuelt arbeid for forvaltere.

Du kan navigere til innboksen fra hvor som helst i plattformen med unntak av eiendomssiden, ved å åpne hovedmenyen på venstre side og trykke på Innboks i kategorien Dokumentasjon. Hvis du er inne på en eiendomsside må du først gå tilbake til hoveddashbordet hvor hovedmenyen vil være tilgjengelig.

Innboksen er delt inn i faner Til behandling hvor du finner ubehandlede dokumenter og utkast, og Ferdigbehandlet. Dokumenter som har blitt behandlet kan når som helst redigeres eller flyttes tilbake til behandling. Listevisningen i begge faner inneholder informasjon om tilknyttet eiendom, dokumenttype, status på behandling og hvem som lastet opp filen.

Dokumenter kan sorteres på Eiendom, Kilde, og Dokumenttype. På sikt vil det også komme mulighet for å opprette egendefinerte filtre. Du kan også bruke søkefeltet til å søke på dokumentnavn - vær obs på at søket kun inkluderer treff fra fanen du befinner deg i for øyeblikket.

​

Filer kan lastes opp av brukere direkte til innboksen for behandling, eller sendes på e-post av eksterne partnere (eksempelvis leverandører).

Hvis dere også ønsker å kunne motta dokumenter på e-post kan det opprettes en dedikert e-postadresse, og selskapet bør da informere sine leverandører om dette slik at dokumenter sendes til rett sted.

E-postadressen følger Propelys standardformat og vil se slik ut: post+[selskapsnavn]@propely.com. Når e-postadressen er satt opp for dere vil den i tillegg være synlig øverst i innboksen.

Merk at e-postadressen må være hovedmottaker når dokumentasjon sendes via e-post. Det er ikke mulig å sende filer til innboksen dersom e-postadressen er kopimottaker.

I de fleste tilfeller er det tilstrekkelig med én e-postadresse. Dersom selskapet har en mer strukturert inndeling i sin portefølje i form av administrerte selskap, og ønsker å skille mellom driftsoppfølging på disse kan det settes opp flere e-postadresser. Merk at e-postadressene knyttes til selskapet, og kan ikke tilordnes spesifikke eiendommer eller brukere.

​

Alle medlemmer i selskapet kan få tilgang til innboksen. Tilgangen er rollebasert og styres av selskapets administrator gjennom enten Selskap → Tilgangskontroll, eller direkte fra innboksen.

Det er også mulig å få en oppsummering på e-post når det ligger behandlingsklare filer i innboksen. Varslingen sendes hver mandag kl. 9:00, og aktiveres via Selskap → Varslinger → AI-innboks.

​

Det anbefales at brukere med overordnet ansvar for eiendommen også håndterer dokumentene i innboksen.
​

Innboksen støtter behandling av avtaler, rapporter, tegninger, og annen generell FDV-dokumentasjon som f.eks. produktdatablad eller bruksanvisninger.
​
Ved manuell opplasting støttes følgende filtyper:

Det er mulig å laste opp en komprimert (zippet) mappe direkte i innboksen. Innholdet vil da pakkes ut og hver fil prosesseres individuelt. Vær obs på at prosessering av et stort antall filer kan ta lengre tid. Selve mappen kommer til å være synlig i listen, og kan trygt slettes.

Ovennevnte filtyper støttes også ved opplasting over e-post, med unntak av bildefiler (.jpg / .jpeg, .png).

Når et dokument er mottatt eller lastet opp i innboksen vil det automatisk knyttes til korrekt eiendom basert på tilgjengelig informasjon. Avhengig av størrelse og type dokument kan prosessering ta noen minutter. Når status endres til Klar for behandling trykker du på dokumentet for å åpne det.

Øverst finner du AI-oppsummeringen som samler opp relevant informasjon fra dokumentet i noen få avsnitt. Under oppsummeringen finner du feltet Dokumenttype, med alternativene Rapport, Avtale, Tegning og Annet. Type tilordnes automatisk når filen er lastet opp, men kan også endres manuelt. Endring av type krever at dokumentet prosesseres på nytt av AI, og du kan velge å Bekrefte eller Avslå endringen.

I denne seksjonen finner du følgende felt:

AI foreslår beste treff for koblinger her - dette kan for eksempel være et system hvis dokumentet er en avtale, en tegningskategori for tegning, eller serviceavtale hvis du behandler en rapport. Dersom en NS-klassifisering er valgt i steget over blir denne foreslått som kobling.

Tilgjengelige felt her vil variere ut i fra dokumenttype. Ved behandling av avtaler vil du kunne se avtalens navn, start- og sluttdato, dato avtalen ble signert, og forventet antall rapporter per år.

Detaljer for Rapport inneholder navnet til den ansvarlige (typisk personen som signerte rapporten) samt dato for utførelse.

Dersom det har blitt dokumentert avvik kommer disse opp som egen liste, og man kan velge å avslå disse eller opprette avvik i Propely. Avvikene kan enten opprettes enkeltvis, eller slås sammen til én oppgave - hvert avvik plasseres da som et sjekklistepunkt i oppgaven.

Trykk på Fullfør behandling når dokumentet er gjennomgått. Dokumentet vil da bli synlig alle steder det er koblet til. Dersom du ønsker å gjøre endringer i ettertid kan dokumentet åpnes fra fanen Ferdigbehandlet, og endringer lagres ved å velge Oppdater dokument. Hvis du ønsker å fortsette redigeringen på et senere tidspunkt kan du i stedet velge Flytt til behandling.