Propelys AI-innboks gjør det enklere å hente ut nøkkelinformasjon fra serviceavtaler og rapporter. Verktøyet tolker dokumenter fra ulike leverandører, og bistår med å plassere informasjonen inn i FDV-systemet. Resultatet er en mer effektiv arbeidsflyt, med mindre manuelt arbeid for forvaltere.

Filer kan lastes opp direkte til AI-innboksen for behandling. Hvis man også ønsker å kunne motta dokumenter fra eksterne parter kan det opprettes en dedikert e-postadresse, og selskapet bør informere sine leverandører om dette slik at dokumenter sendes til rett sted.

I de fleste tilfeller er det tilstrekkelig med én e-postadresse. Dersom selskapet har en mer strukturert inndeling i sin portefølje, og ønsker å skille mellom driftsoppfølging kan det settes opp flere e-postadresser. Merk at e-postadressene knyttes til selskapet, og kan ikke tilordnes de ulike eiendommene.

Alle medlemmer i selskapet kan få tilgang til AI-innboksen. Tilgangen er rollebasert og styres av selskapets administrator gjennom enten Selskap → Tilgangskontroll, eller direkte fra innboksen:

Det er også mulig å få en oppsummering på e-post når det ligger behandlingsklare filer i innboksen. Varslingen sendes hver mandag kl. 9:00, og aktiveres via Selskap → Varslinger → AI-innboks.

Det anbefales at brukere med overordnet ansvar for eiendommen også håndterer dokumentene i AI-innboksen.

Både dokumenter som er klare til behandling, og de som er ferdigbehandlet kan sorteres på Eiendom, Kilde, og Dokumenttype. På sikt vil det også komme mulighet for å opprette egendefinerte filtre.

AI-innboksen støtter behandling av avtaler, rapporter, tegninger, og annen generell FDV-dokumentasjon som f.eks. produktdatablad eller bruksanvisninger.

Når et dokument er mottatt i AI-innboksen vil det automatisk knyttes til korrekt eiendom av AI basert på informasjon i dokumentet. Trykk på dokumentet for å åpne det.

Øverst finner du AI-oppsummeringen som samler opp relevant informasjon fra dokumentet i noen få avsnitt. Under oppsummeringen finner du feltet Dokumenttype, med alternativene Rapport, Avtale, Tegning og Annet. Type tilordnes automatisk når filen er lastet opp, men kan også endres manuelt. Endring av type krever at dokumentet behandles på nytt av AI, og du kan velge å Bekrefte endringen eller Avslå.

I denne seksjonen finner du følgende felt:

Videre er det forslag til NS-klassifisering. Det forslaget AI er mest sikkert på vises først, og resten kan sees fra nedtrekksmenyen.

AI foreslår beste treff for koblinger her - dette kan for eksempel være et system hvis dokumentet er en avtale, en tegningskategori for tegning, eller serviceavtale hvis du behandler en rapport.

Tilgjengelige felt her vil variere ut ifra dokumenttype. Ved behandling av avtaler vil du kunne se avtalens navn, start- og sluttdato, dato avtalen ble signert, og forventet antall rapporter per år.

Detaljer for Rapport inneholder navnet til den ansvarlige (typisk personen som signerte rapporten) samt dato for utførelse.

Dersom det har blitt dokumentert avvik kommer disse opp som egen liste, og man kan velge å avslå disse eller opprette avvik i Propely. Avvikene kan enten opprettes enkeltvis, eller slås sammen til én oppgave - hvert avvik plasseres da som et sjekklistepunkt i oppgaven.

Trykk på Fullfør behandling når dokumentet er gjennomgått. Dokumentet vil da bli synlig alle steder det er koblet til. Dersom du ønsker å gjøre endringer i ettertid kan dokumentet åpnes fra fanen Ferdigbehandlet, og endringer lagres ved å velge Oppdater dokument. Hvis du ønsker å fortsette redigeringen på et senere tidspunkt kan du i stedet velge Flytt til behandling.