I Propely kan brukere laste opp FDV-dokumentasjon og andre filer, dele enkeltfiler og mapper med interne og eksterne parter, og strukturere dokumentasjonssamlinger etter egne behov.

Strukturen på FDV-dokumentasjonssamlinger er bygget på Norsk Standard, mer spesifikt NS3451 og NS3456. Alle mappene som er relatert til kategorier innen disse standardene er derfor merket med tilsvarende tall.

På den nye eiendomssiden er dokumentasjon plassert i egen kategori:

Fanen Dokumentasjon inneholder standardsamlinger (som vist ovenfor), og eventuelle egendefinerte samlinger. Systemer, Serviceavtaler og Tegninger er plassert i egne faner for en enklere oversikt. I tillegg kan Alle filer brukes til å søke gjennom alle eksisterende filer på eiendommen - her finner du også filer uten koblinger til en samling.

Dersom selskapet bruker Propelys AI-innboks anbefaler vi denne fremgangsmåten for mer effektiv dokumentbehandling. AI vil kunne gjøre forslag til koblinger og klassifisering basert på tilgjengelig informasjon, og du kan opprette avvik fra servicerapporter, legge til leverandører og opprette nye serviceavtaler uten å forlate siden.

For å legge dokumentasjon til manuelt går du til eiendommen det gjelder, navigere til Dokumentasjon og gå deretter til den aktuelle samlingen. Filer kan lastes opp når du er inne på et element eller en mappe.

Etter at filen er lastet opp kan du trykke på handlingsmeny for å endre filnavn, legge til koblinger og tagger, endre synlighet, flytte, arkivere eller slette filen.

Dersom et dokument skal plasseres flere steder kan du bruke koblinger. Velg Endre koblinger fra handlingsmeny for en eller flere filer. Kolonnen til venstre viser eksisterende koblinger og alle samlinger på eiendommen. På høyre side vil du kunne se elementer i en samling, og opprette nye ved behov.

Hvis et element inneholder flere nivåer av mapper kan filen kobles til disse ved å velge både elementet og mappen hvor filen skal plasseres - hovedmappen skal da ikke velges.

Eksempelet under viser et slikt oppsett, og hvordan koblingene vises i filtabellen:

Samlinger sorteres etter nummer, og ikke-nummererte elementer sorteres alfabetisk. Eksisterende struktur i samlinger kan redigeres fra Selskap → Dokumentasjon. Bruk nedtrekksmenyen for å navigere mellom samlinger.

Her kan du gjøre følgende:

Ønsker du å dele ett eller flere elementer fra dokumentasjonssamling med andre roller utføres dette i flere trinn.

Samlingen må først gjøres tilgjengelig for andre parter via Selskap → Dokumentasjon.

Velg en samling fra nedtrekksmenyen, for eksempel 17 Brannvern. Bla ned til seksjonen Tilgang og trykk på Endre ved siden av typen tilgang - Synlig for er lesetilgang, og Krev alltid skrivetilgang til er skrivetilgang (legge til og fjerne filer). Utleiere er valgt som standard, og du kan legge til Leverandører og Leietakere.

Dersom rolle Leverandører har lesetilgang vil det være mulig å gi skrivetilgang enten til hele rollen, eller spesifikke leverandørgrupper. Utleiere og Leietakere kan bare få generell skrivetilgang.

Gå til eiendommen det gjelder, navigér til Dokumentasjon, og videre til samlingen du ønsker å dele.

For å dele et spesifikt element, for eksempel 171 Brannkonsept, trykk på handlingsmeny og deretter Del tilgang for å velge mellom ulike roller, leverandørgrupper og leietaker-enheter.
​
Brukere med tilgang vil nå kunne se både den overordnede samlingen, elementet du valgte og alle filer elementet inneholder.

Du kan tilpasse skrivetilgang fra handlingsmeny → Innstillinger. I sidemenyen som kommer opp kan du bestemme hvilke roller eller grupper kan legge til og fjerne innholdet i elementet.
​
Hvis en av rollene skal kun ha lesetilgang kan du fjerne avmerkningen for Alle med lesetilgang kan også redigere og deretter trykke på Endre.

​

Fremgangsmåten for å dele filer med andre brukere eller grupper er nesten den samme som i steg 2 ovenfor. I seksjonen Alle filer på den spesifikke eiendommen velger du handlingsmeny til filen du ønsker å dele og velger deretter Del tilgang.
​

Du kan nå velge å dele med følgende:

Utleiere har som standard tilgang til alle filer.

Trykk på Lagre. Filen blir nå synlig for brukere du valgte.

Dersom du deler en fil direkte fra et element blir du varslet om at brukere med tilgang kan åpne filen fra Alle filer. For å kunne navigere til filen via Dokumentasjon må brukere i tillegg ha tilgang til samlingen og elementet slik beskrevet ovenfor.