I Propely kan brukere laste opp FDV-dokumentasjon og andre filer, dele enkeltfiler og mapper med interne og eksterne parter, og strukturere dokumentasjonssamlinger etter egne behov.

Strukturen på FDV-dokumentasjonssamlinger er bygget på Norsk Standard, mer spesifikt NS3451 og NS3456. Alle mappene som er relatert til kategorier innen disse standardene er derfor merket med tilsvarende tall.

På den nye eiendomssiden er dokumentasjon plassert i egen kategori:

Fanen Dokumentasjon inneholder standardsamlinger (som vist ovenfor), og eventuelle egendefinerte samlinger. Systemer, Serviceavtaler og Tegninger er plassert i egne faner for en enklere oversikt. I tillegg kan Alle filer brukes til å søke gjennom alle eksisterende filer på eiendommen - her finner du også filer uten koblinger til en samling.

Dersom selskapet bruker Propelys AI-innboks anbefaler vi denne fremgangsmåten for mer effektiv dokumentbehandling. AI vil kunne gjøre forslag til koblinger og klassifisering basert på tilgjengelig informasjon, og du kan opprette avvik fra servicerapporter, legge til leverandører og opprette nye serviceavtaler uten å forlate siden.

For å legge dokumentasjon til manuelt går du til eiendommen det gjelder, navigere til Dokumentasjon og gå deretter til den aktuelle samlingen. Filer kan lastes opp når du er inne på et element eller en mappe.

Etter at filen er lastet opp kan du trykke på handlingsmeny for å endre filnavn, legge til koblinger og tagger, endre synlighet, flytte, arkivere eller slette filen.

Dersom et dokument skal plasseres flere steder kan du bruke koblinger. Velg Endre koblinger fra handlingsmeny for en eller flere filer. Kolonnen til venstre viser eksisterende koblinger og alle samlinger på eiendommen. På høyre side vil du kunne se elementer i en samling, og opprette nye ved behov.

Hvis et element inneholder flere nivåer av mapper kan filen kobles til disse ved å velge både elementet og mappen hvor filen skal plasseres - hovedmappen skal da ikke velges.

Eksempelet under viser et slikt oppsett, og hvordan koblingene vises i filtabellen:

Samlinger sorteres etter nummer, og ikke-nummererte elementer sorteres alfabetisk. Eksisterende struktur i samlinger kan redigeres fra Selskap → Dokumentasjon. Her kan du gjøre følgende:

Ønsker du å dele ett eller flere elementer fra dokumentasjonssamling med andre roller utføres dette i flere trinn.

Samlingen må først gjøres tilgjengelig for andre parter via Selskap → Dokumentasjon.

Velg en samling, for eksempel 17 Brannvern. Bla ned til Synlig for, og trykk på Endre. Utleiere er valgt som standard, og du kan legge til Leverandører og Leietakere.

Du kan også gi brukere skrivetilgang: Bla til Krev alltid skrivetilgang til, og trykk på Endre. Her kan du velge Leverandører og Leietakere, og i tillegg spesifikke leverandørgrupper.

Gå til eiendommen det gjelder, navigér til Dokumentasjon, og videre til samlingen du ønsker å dele.

Fremgangsmåten for å dele filer med andre roller er nesten den samme som i steg 2 ovenfor. I seksjonen Alle filer på den spesifikke eiendommen kan du velge én eller flere filer og velge Endre synlighet. Du kan nå velge mellom følgende:

Trykk på Bekreft. Filene blir nå synlige for brukere du valgte.

Merk at filer som er lastet opp via AI-innboksen har flere valg når det kommer til synlighet. I tillegg til standardvalgene vist ovenfor finner du følgende: