Propelys prosjektmodul gjør innsamling av dokumentasjon til en strukturert prosess som forenkler arbeidet for alle involverte ressurser i et prosjekt. Ved å tydeliggjøre krav og forenkle opplastning for leverandører sikrer man at eiendommen inneholder riktig dokumentasjon ved overlevering.

Hovedsiden inneholder en enkel og oversiktlig visning av alle prosjekter du har tilgang til. Her finner du informasjon om status på prosjektene, hvilke eiendommer de hører til, periode samt en kort beskrivelse. Du kan også raskt redigere denne informasjonen fra handlingsmeny til høyre i tabellen.

Start med å velge +Opprett prosjekt, og fyll deretter inn grunnleggende informasjon om prosjektet:

I neste steg velger du strukturen på prosjektet:

Propelys malverk er utviklet for å dekke dokumentasjonskrav fra lover, forskrifter og gjeldende bransjestandarder. Formålet er å sikre et dokumentasjonsgrunnlag som legger til rette for optimal drift etter overføring fra prosjekt til eiendom.

Malverket består av ca. 80 kravmaler som dekker bygningsdeler som ofte berøres i prosjekter.

Hver kravmal inneholder:

Alle prosjekter er ulike, og malverket er ikke ment som en fasit som skal følges eksakt. Det er heller et utgangspunkt for å utarbeide kravlister som kan tilpasses prosjektets omfang og leverandørenes ansvarsområder.

Detaljnivået kan både økes og reduseres. Endringer kan gjøres i:

Propely er ikke ansvarlig for at malverket er dekkende for dokumentasjonskravene i ethvert prosjekt. Propely er heller ikke ansvarlig for kvalitetssikring av leverandørenes leveranser.

Prosjektsiden er delt inn i flere faner: Krav, Leverandører, Informasjonstyper og Alle filer. Øverst på siden finner du handlinger Overfør til eiendom og Slett; til høyre er detaljer om prosjektet samt en kravoversikt med fremgangslinje og det totale antallet krav brutt ned etter status. Disse elementene er tilgjengelige uansett hvilken fane du befinner deg i.

Kravlisten består av alle bygningsdeler som inngår i prosjektet, og betegnes av systemkoder på 3-sifret nivå. Nye krav kan opprettes når som helst, også dersom prosjektet ble opprettet fra en mal.
​
Kravene kan enkelt filtreres på Leverandør, Status eller Informasjonstype.

Tabellen viser informasjon om hvert krav samt leverandør (hvis denne er tilknyttet), og antall opplastede filer. Ved å trykke på handlingsmeny til høyre kan du:

Hvis kravet allerede er tildelt en leverandør som har lastet opp dokumentasjon kan du i tillegg gå til leverandørens opplastingsside, eller se opplastede filer.

Du kan også markere flere krav samtidig for å tildele leverandør, endre status eller slette disse.

Ved å trykke på +Legg til krav kan du velge mellom å opprette et egendefinert krav, eller bruke en mal fra Propely.

Bruk dette alternativet dersom det er behov for å tilpasse kravet etter egne spesifikasjoner. Følgende felt er tilgjengelige her:

​Krav fra Propely-mal

Her trenger du kun velge systemkode. Kravet opprettes deretter med all relevant informasjon fylt inn. Ønsker du å endre noe kan dette gjøres ved å redigere kravet.

Alle filer som lastes opp må knyttes til en informasjonstype. Prosjekt som er opprettet fra Propelys malverk inneholder som standard informasjonstyper fra NS3456, Tabell 3. Det er mulig å fjerne eller redigere disse ved behov.

Du kan også opprette egendefinerte informasjonstyper, for eksempel Oppdatering av brannkonsept/orienteringsplaner, eller Tilbudsdokumentasjon.

Leverandører kan legges til på to måter:

Når leverandøren er lagt til blir det også mulig å endre innstillinger som kun gjelder det aktuelle prosjektet, slik som frist, tagger og notater:

I fanen Krav, trykk på handlingsmeny ved kravet og velg deretter Tildel leverandør. Dersom flere krav skal tildeles samme leverandør kan du gjøre dette ved å markere alle det gjelder, og velge Tildel leverandør fra menyen i bunnen av siden. Velg deretter leverandør fra listen.

Status på kravet blir nå endret til Venter på opplasting.

Når kravet er tildelt leverandør blir det mulig å varsle dem om dette via e-post; samme funksjon brukes dersom det er behov for å sende leverandøren en påminnelse.

På leverandørens opplastingsside er kravene som er tildelt leverandøren gruppert etter fag (eksempelvis Brann, 3 VVS, 2 Bygg) på øverste nivå, og deretter 2- og 3-sifret nivå.

Kravene sorteres også etter status, noe som gjør det enkelt å se hvor mange krav mangler opplasting, venter på godkjent, er godkjent eller avvist.

Ved å navigere til bygningsdelen vil leverandøren kunne fylle ut kravspesifikke felt og laste opp dokumentasjon.

Hvis informasjonstyper er spesifisert i kravet vil det være mulig å laste opp dokumentasjon tilpasset disse - eksempelvis Tegninger eller Datablader. I tillegg er det mulighet for å laste opp flere informasjonstyper i én samlefil. Leverandøren må da oppgi hvilke informasjonstyper er inkludert i filen.

Propely AI bistår med prosessering av filer, og foreslår mer strukturerte filnavn ut ifra innholdet i dokumentet. En forhåndsvisning av hvordan filen vil bli lagret etter opplasting er også tilgjengelig her.
​

Trykk på Send til godkjenning for å fullføre.

Når dokumentasjon er lastet opp av leverandør vil status på kravet endres til Venter på godkjenning. Du kan gå gjennom dokumentasjon i kravet, og enten godkjenne eller avvise det. Ved avvisning vil du kunne sende en beskjed til leverandøren med begrunnelse - forhåndsdefinert tekst er inkludert og kan tilpasses ved behov. Leverandøren vil i tillegg motta en ny lenke til opplastingssiden.

Prosjektene kan ved behov overføres til en annen eiendom. For å sikre en ryddig overføring vil det bli vist en oppsummering av krav og filer som må gjennomgås før overføringen kan ta plass.

I første steget av oppsummeringen kan du se informasjon som totalt antall krav og filer og hvor mange av disse er koblet til henholdsvis bygningsdeler og krav. Du blir også varslet dersom prosjektet inneholder filer som ikke tilhører noen krav - det er anbefalt å koble disse filene til relevante krav før man går videre i prosessen.

Steg 2 alle krav som ble automatisk kobles til en bygningsdel eller mappe. Plassering kan endres ved å åpne nedtrekksmenyen for Bygningsdeler/mapper.

Dersom det finnes krav som ikke har en tilsvarende bygningsdel ved eiendommen prosjektet flyttes til skal disse gjennomgås separat i neste steg.

Kolonnene til høyre lar deg velge hvilken samling kravene skal plasseres i, og hvilken bygningsdel eller mappe skal opprettes - navn blir foreslått automatisk, men kan også redigeres ved å trykke på blyant-ikonet. Ønsker du å velge et eksisterende element i samlingen kan du trykke på pilene til høyre.

Når du har gått gjennom kravene og er fornøyd med plasseringen kan du trykke på Overfør, og deretter Bekreft.

Når prosessen er gjennomført får du en bekreftelse med antall overførte filer og hvilke samlinger filene ble overført til. Du kan deretter navigere tilbake til prosjektsiden, eller velge Se dokumentasjon for å gå til oversikten over bygningsdeler på eiendomssiden.