Varslingssystemet i Propely kan settes opp på mange ulike måter, og tilpasses etter behov slik at brukere skal motta informasjon som er relevant for dem. Varslinger om oppgaver og frist kan sendes ut som push-varslinger (på web og i appen), og på e-post. Varslinger fra AI-innboks sendes kun på e-post.

Generelt

Varslingsinnstillinger for selskapet er samlet under Selskap → Varslinger, og delt opp i tre ulike faner. Alternativer for Mottakere er de samme for hver kategori, og består av følgende:

Roller - Utleier, Leietaker, Leverandør
Tagger - Driftsansvarlig
Spesifikt for oppgavevarslinger - Ansvarlig, Utførende, Brukeren som rapporterte

Et generelt oppsett går ut på å velge Plattform (push eller e-post), og deretter mottaker.

1️⃣ I tillegg til å ha et globalt oppsett som gjelder hele selskapet er det også mulig å definere innstillinger for individuelle eiendommer.

Du gjør dette ved å velge alternativet Eiendom i feltet Administrer for. Deretter finner du eiendommen i nedtrekksmenyen under:

Merk: Endringer som gjøres på selskapsnivå vil overskrive eksisterende innstillinger for individuelle eiendommer. Vi anbefaler derfor å bruke et globalt oppsett så langt det lar seg gjøre.

2️⃣ Under valg av selskap/eiendom finner du faner hvor du kan tilpasse hvilke roller skal motta de ulike varslingene:

Generelt omhandler hendelser relatert til oppgaver.

Frist lar deg tilpasse når og hvor ofte brukere skal varsles om oppgaver som ikke er løst innen fristen.

AI-innboks bestemmer hvem skal motta den ukentlige oppsummeringen om ubehandlede filer.

Varslinger om oppgaver

Generelt

Øverst i denne fanen finner du de generelle hendelsene som brukere kan varsles om. Hvorvidt hver rolle mottar varslingen avhenger av enkelte forhold - trykk på hver hendelse under for å se detaljert informasjon:

Ny oppgave opprettet

Varslinger om dette avhenger av innstillinger som settes i oppgaven før opprettelse.

Utleiere på eiendommen oppgaven er opprettet for mottar varsling om ny oppgave.
Leietaker mottar varsling dersom oppgaven er satt som synlig for alle leietakere, eller om oppgaven er knyttet til en leietaker og gjort synlig for dem.
Leverandør mottar varsling dersom oppgaven tildeles en leverandørgruppe. Alle medlemmer av gruppen varsles.
Driftsansvarlig på eiendommen mottar varsling om ny oppgave.
Ansvarlig og utførende mottar varsling dersom de er satt før oppgaven opprettes.

Oppgave slettet

Alle valgte mottakere blir varslet dersom oppgaven slettes.

Oppgaveoppdateringer

Dette er standard varslingsoppsett for alle oppdateringer som gjøres på en oppgave, med mindre disse innstillingene er overstyrt under Avanserte innstillinger. Dersom du velger Plattform eller Mottaker her vil dette også gjenspeiles i Avanserte innstillinger: Hvis Leietaker fjernes her blir rollen også fjernet fra hver hendelse relatert til oppgaveoppdateringer.

Mottakere som velges vil få varslinger så lenge de har en tilknytning til oppgaven - for eksempel må Ansvarlig/Utførende være spesifisert, og for at Leietaker skal kunne varsles må synlighet på oppgaven tillate dette.

Oppgave ikke løst innen startdato

Sender ut varslinger til spesifiserte mottakere på oppgavens startdato dersom den ikke er løst innen den tid.

Avanserte innstillinger

Denne kategorien omhandler alle endringer som kan gjøres i en eksisterende oppgave, og går under Oppgaveoppdateringer. Her varslinger tilpasses mer presist, noe som kan være nyttig for å unngå at brukere mottar for mange varslinger, eller hvis man ønsker å kunne sende ut spesifikke typer varslinger til bestemte roller.

Eksempel: Leverandør er valgt som mottaker av Oppgaveoppdateringer, men det er ikke aktuelt for dem å bli varslet om oppdatering av kategori og etasje. Dersom Leverandør fjernes som mottaker på disse hendelsene vil de fortsatt kunne motta alle andre oppdateringer.

Innstillingene her brukes også for å sikre at brukere blir varslet om oppgaver som tildeles dem selv etter at oppgaven er opprettet.

Eksempel: Ansvarlig er valgt som mottaker for Ny oppgave opprettet, men oppgaven tildeles en ansvarlig etter at den er opprettet. For brukeren skal bli varslet om dette må rollen Ansvarlig være valgt i raden Nye ansvarlige.

Vær obs på at endringer du gjør her vil overstyre valgene for Oppgaveoppdateringer.

Varslinger om frist

Her tilpasser du hvilke mottakere skal varsles om oppgaver som ikke er Løst innen fristen, samt plattform varslinger sendes til.

Du kan også velge hvor mange dager etter fristen varslingen skal sendes ut, og eventuelt sette opp et varslingsintervall.

Endringer på Dager etter frist og Varslingsintervall må lagres før du forlater siden.

Varslinger fra AI-innboks

AI-innboks sender en ukentlig oppsummering om antall filer som er klare til behandling. I denne fanen kan du tilpasse hvilke roller mottar denne oppsummeringen.

Personlige varslingsinnstillinger

Brukere kan velge å skru av varslinger for enkelte handlinger via Personlige innstillinger → Varslinger. Merk at alternativer for push-varslinger omfatter også funksjoner hvor mottakere tilpasses ved utsendelse, som arrangement og innlegg fra Sosialt - det finnes ikke egne innstillinger for dette.

Medlemmer av selskapet med administratorrettigheter kan i tillegg gå direkte til selskapets varslingsinnstillinger via snarveien nederst på siden.

Relaterte artikler