Brukere kan ha tre ulike typer roller i Propely:
Utleier/forvalter
Leietaker/beboer
Leverandør
I tillegg til disse spesifikke rollene kan brukere (eksempelvis ansatte med ansvar for administrativ drift i Propely) også være medlemmer av selskapet - dette gir blant annet tilgang til selskapsinnstillinger.
Selskapsmedlemmer må ha en av rollene ovenfor for å ha tilgang til eiendommer - rolle utleier settes da som standard ved invitasjon.
Hvordan invitere brukere
Nye brukere kan inviteres fra flere steder i plattformen:
Eiendomssiden → Medlemmer: Rolle Leietaker er foreslått automatisk.
Selskap → Medlemmer: Selskapsmedlem er foreslått automatisk - merk at brukerens faktiske rolle blir satt til Utleier. Denne kan i ettertid endres fra brukerens profil.
Leverandører → Leverandørgruppens side → Medlemmer: Rolle Leverandør er foreslått automatisk.
Alle de ulike rollene er tilgjengelige uansett hvor i plattformen du inviterer fra.
Slik inviterer du:
Fyll inn e-post, og klikk på Fortsett. Hvis brukeren allerede er registrert i Propely blir navn og kontaktinformasjon hentet automatisk. Hvis brukeren ikke har en konto fra før vil du få beskjed om dette, og må skrive inn navn og eventuelt telefonnummer manuelt.
Når du inviterer et selskapsmedlem blir feltet Selskap synlig, og fylt ut automatisk. Hvis du selv er medlem i flere selskap kan du velge mellom disse.
Deretter velger du eiendommer brukeren skal ha tilgang til. Ved invitasjon av leietaker må du i tillegg velge Leietaker-enhet.
Under Flere innstillinger kan du deaktivere utsendelse av invitasjons-epost - denne inneholder informasjon om Propely samt et midlertidig passord som skal brukes ved første innlogging. Hvis dette alternativet deaktiveres får brukeren ikke tilgang til plattformen frem til en administrator eventuelt sender ut invitasjons-eposten manuelt fra brukerens profil.
Du kan også velge om brukeren skal tilordnes taggene Superbruker (ved å aktivere Gi administratorrettigheter), eller Driftsansvarlig.
Avslutt ved å velge Send inn. Dersom valget Send invitasjons-epost var aktivert vil brukeren om kort tid motta innloggingsdetaljer til den oppgitte e-postadressen.