Å invitere leverandører inn i Propely gjør det enklere å samarbeide og holde driften effektiv. Da slipper du å følge opp status i flere kanaler, og kan samle kommunikasjon, oppgaver og relevant informasjon på ett sted.

Du finner Leverandørsiden via hovedmeny på venstre side. Her får du en samlet oversikt over alle leverandører på tvers av dine eiendommer. Listen kan sorteres etter navn, telefonnummer, e-postadresse og om leverandørgruppen mottar e-postvarslinger.

UnderHandlinger kan du aktivere/deaktivere e-postvarslinger, eller slette leverandørgruppen. Du kan også gjøre dette for flere leverandører samtidig ved å markere dem i listen.

Velg Opprett leverandør. Deretter fyller du inn navn og velger hvilke eiendommer leverandørgruppen skal ha tilgang til. E-post og telefonnummer er valgfrie felt og kan alltid legges til i ettertid.

Du kan også legge til tagger for å gi bedre oversikt, og notater med relevant informasjon.

Leverandørens kontaktinformasjon er alltid synlig øverst på siden, uavhengig av hvilken fane du navigerer til. Dersom e-post og telefonnummer er lagt til vil disse vises her, i tillegg til tagger og notat.
​

Standard landingsside er Eiendommer, hvor du kan se hvilke eiendommer leverandøren har tilgang til. Dersom du ønsker å legge til eller fjerne eiendommer fra denne listen kan du trykke på Legg til eiendommer på høyre side.

I tillegg til Eiendommer inneholder denne siden Medlemmer, Oppgaver, Dokumentasjonssamlinger, Filer og Innstillinger. Les mer om disse nedenfor.

Via fanen Medlemmer kan du legge til leverandørbrukere som skal ha tilgang til Propely, samt administrere eksisterende brukere.

Øverst i denne seksjonen finner du snarveien Mine rettigheter som videresender deg til din egen brukerprofil (dersom du har tilgang til denne). Du kan også invitere nye brukere ved å velge Legg til medlem.

For å administrere eksisterende brukere kan du enten trykke på handlingsmeny → Administrer bruker for å gå til brukerens profil, eller markere flere brukere om gangen for å se valgene i en flytende menylinje. Merk at tilgjengelige valg avhenger av om det er valgt én eller flere brukere:

Når du inviterer et nytt medlem til leverandørgruppen fyller du først inn brukerens e-postadresse og velger Fortsett. Hvis brukeren allerede er registrert i Propely blir tilgjengelig informasjon lagt inn automatisk, ellers trenger du å fylle inn navn og eventuelt telefonnummer manuelt. Leverandørgruppe er automatisk lagt inn basert på hvilken leverandørs side du befinner deg på, men du har også mulighet til å endre dette.
​

Merk at kun én leverandørgruppe kan velges her. Hvis en bruker skal legges til i flere grupper må dette gjøres fra brukerens profil → Leverandører → Legg til på leverandør.

Under Flere innstillinger kan du velge om det skal sendes en e-post med innloggingsdetaljer - dette er aktivert som standard. Dersom brukeren allerede har en konto i Propely fra før vil ikke dette valget være tilgjengelig.

Du kan også gjøre brukeren til en administrator innenfor leverandørgruppen, noe som vil påvirke tilgjengelige handlinger i plattformen.

Alle oppgaver som er tilknyttet leverandøren blir synlige på denne siden. Utleiere og Driftsansvarlige kan som standard delegere oppgaver til leverandører fra Oppgavesiden. Listen viser både løste og uløste oppgaver.

Fanen Dokumentasjonsamlinger viser hvilke samlinger leverandørgruppen har tilgang til. Ved å trykke på Handlinger kan du gi leverandøren tilgang til flere samlinger eller til samme samling på andre eiendommer. Du kan også opprette et nytt element i samlingen hvor leverandøren automatisk får lese- og skrivetilgang.

For å tilpasse synlighet eller endre innstillinger på individuelle elementer (for eksempel 365 Utstyr for luftbehandling) som vises i denne oversikten kan du velge Handlinger ved siden av hvert enkelt element. Menyen inneholder følgende valg:

Her kan det lastes opp filer som er relevante for leverandøren. Vær oppmerksom på at filene som lastes opp vil være synlige for alle medlemmer av leverandørgruppen.

Når filene er lastet opp kan du legge til spesifikke tagger ved å velge Endre tagger fra handlingsmeny til høyre. Andre valg i menyen er Last ned og Slett.

I fanen Innstillinger kan du redigere leverandørens kontaktinformasjon, tildele tagger og legge til et notat. Notater er kun synlige for brukere med rolle Utleier ved minst én eiendom som leverandøren er tilknyttet.

Under feltet E-post kan du også velge om det skal sendes en varsling til leverandørens e-post ved tildeling av en oppgave. E-posten inneholder en ekstern lenke som ikke krever innlogging i Propely, og er en fin løsning i tilfeller hvor leverandørgruppen ikke inneholder noen medlemmer med tilgang til plattformen.

Du kan også slette leverandørgruppen - merk at denne handlingen er permanent og kan ikke reverseres. Eventuelle medlemmer i gruppen vil miste tilgang til Propely så fremt de ikke har andre roller i selskapet i tillegg.