Fileksport lar selskapsadministratorer laste ned alle filer tilknyttet en eiendom i én samlet zip-fil. Eksporten inkluderer følgende:
Eiendomsfiler - Filer lastet opp direkte på eiendommen, uten kobling til dokumentasjonssamlinger.
Enhetsfiler - Filer lastet opp på leietaker-enheter.
Oppgavefiler - Vedlegg i oppgaver og oppgaveoppdateringer.
Prosjektfiler - Filer knytter til prosjekter.
Dokumentasjonssamlinger - Filer som er tilknyttet dokumentasjonssamlinger.
Globale filer som er tilknyttet eiendommen.
Slik eksporterer du filer
Naviger til Selskap → Eksport og velg Eiendomsfiler fra nedtrekksmenyen Eksporttype. Velg eiendommen du ønsker å eksportere filer fra og trykk Last ned.
Det er ikke mulig å eksportere filer fra flere eiendommer samtidig, men du kan sette flere eksporter i kø.
Eksporten kjøres i bakgrunnen, og når den er ferdig mottar du en e-post fra [email protected] med en nedlastingslenke som er gyldig i 7 dager. I denne perioden kan zip-filen også lastes ned direkte fra tabellen på Eksport-siden, hvor du finner en oversikt over pågående og historiske eksporter med status, antall filer og en nedlastingsknapp (hvis tilgjengelig). Etter at nedlastingslenken er utløpt vil status på eksporten endres tilsvarende.
Dersom eiendommen ikke har noen filer vil eksporten feile, og statusen i tabellen settes til Feilet.
Mappestruktur
Innholdet i zip-filen er organisert i mapper som gjenspeiler standardkategorier i Propely.
Vedlegg fra oppgaver plasseres for eksempel i mappen Oppgaver, etterfulgt av oppgavenummer og -tittel, for eksempel: Oppgaver/123 - Lekkasje/bilde.jpg.
Eksport av dokumentasjonssamlinger gjenspeiler kun struktur på samlings- og elementnivå. Mapper som er opprettet inne i samlinger eller elementer tas ikke med i eksporten. Filene fra elementene inkluderes likevel, men samles direkte under elementet.
Eksempel: dersom samlingen 17 Brannvern inneholder mappen Samordningsavtaler hvor det er samlet flere elementer (som hvert inneholder et avtaledokument) vil 17 Brannvern i eksporten inneholde disse elementene som undermapper, uten at de er samlet i mappen Samordningsavtaler.
Tilsvarende vil et element med både mapper og frittstående filer få alt samlet under én og samme elementmappe i eksporten.
Prosjekfiler samles i fellesmappen Prosjekt og fordeles i undermapper etter prosjektnavn. Merk at filene ikke blir fordelt på individuelle krav i prosjektet.
Enhetsfiler, eiendomsfiler og globale filer plasseres i henholdsvis mappene Leietaker/Tenant og Annet/Other.