Med vår porteføljemodul har leietakerinformasjon aldri vært mer tilgjengelig. Finn kontaktinformasjon, kontraktsfiler og detaljer, husleie, arealer og mer med noen få klikk - både på web og i appen.
Leietakeroversikt
Oversikten over alle leietakere i et bygg finner du på eiendomssiden. Derfra kan du navigere til en bestemt leietaker for å få en fullstendig oversikt over alle dataene.
Ønsker du å eksportere oversikten over alle leietaker-enheten kan dette gjøres via Selskap → Eksport. Merk at dette krever administratortilgang.
Denne siden inneholder en liste over alle leietaker-enheter på bygget, og har separat visning for aktive og arkiverte enheter. Noe av nøkkelinformasjon vil også være synlig her, slik at du kan se bolignummer, leietakerens e-post eller navnet til den brannvernansvarlige uten å måtte gå inn på leietakersiden. Du kan også tilpasse hvilke kolonner som vises her ved å trykke på boksen i høyre hjørnet av tabellen.
Faktaboksen øverst viser antall aktive enheter, samlet leie og totalt utleid areal. Denne er kun synlig for de med taggen Superbruker.
Administrere enheter
Hvis du ønsker å arkivere, slette eller duplisere en leietaker-enhet kan dette gjøres via
handlingsmeny til høyre. For å gjøre det samme med flere enheter samtidig markerer du alle det gjelder - handlingsmeny kommer da automatisk opp i bunnen.
Merk at slettede leietaker-enheter kan gjenopprettes fra Søppelbøtten i løpet av 30 dager fra sletting. Arkiverte enheter blir flyttet til en separat seksjon av leietakersiden, og kan gjenopprettes eller slettes når som helst.
Opprette ny leietaker-enhet
Gå til fanen Leietaker-enheter på eiendomssiden og trykk på Opprett øverst i høyre hjørnet. Fyll deretter inn navnet på leietaker-enheten og trykk Opprett for å lagre.
Når leietaker-enheten er opprettet blir du sendt direkte til enhetens side hvor du kan legge inn Nøkkelinformasjon, økonomisk informasjon, invitere/legge til medlemmer og mer.
Leietakersiden
Leietakersiden inneholder:
Nøkkelinformasjon om leietaker-enheten: Lokasjon, type enhet, kontraktens start- og sluttdato, eventuell vann-/strømleie, informasjon om forholdene i enheten (møblert, antall soverom og/eller parkeringsplasser), kontaktinformasjon til leietakeren. Trykk på
blyantikonet for å redigere dette.
Økonomisk informasjon: Leie per år/måned/kvartal, ulike typer leie, og øvrige beregninger. Du kan redigere areal-leie samt felleskostnader og eventuelle fordelinger av disse, parkerings- og annen leie ved å trykke på
blyantikonet. Leie per m² beregnes ut fra angitt areal i Nøkkelinformasjon.
Mine To-dos: Dette er påminnelser som kan kobles til leietaker-enheter og elementer på tvers av dokumentasjonssamlinger. To-do's sender ut varslinger til brukeren som opprettet påminnelsen, men kan også delegeres til andre brukere.
Etter at en To-do er opprettet kan du trykke på tittelen for å endre den, justere frist (denne settes som standard til samme dag) og legge til koblinger til dokumentasjonssamlinger. Trykk på ditt navn for å endre brukeren som skal motta varsling om To-do.
Vær obs på at dersom du legger til flere koblinger er koblingen til leietaker-enheten ikke valgt som standard. Det betyr at både leietaker-enheten og den nye koblingen må spesifiseres, med mindre To-do'en skal flyttes.
Videre finner du følgende faner:
Medlemmer: Leietakere som har tilgang til plattformen, inkludert deres kontaktinformasjon, eventuell rolletittel og status som Superbruker eller Driftansvarlig. Listen viser ikke Utleiere.
Du kan bruke snarveiene i Handlinger for eller endre tagger medlemmene har, redigere deres rolletittel eller fjerne brukeren som leietaker i enheten. Du kan også invitere en ny bruker ved å trykke på Legg til et nytt medlem.
Filer: Leietakerfiler som kontrakter, arealplaner mm.
Dokumentasjonssamlinger: Alle samlinger som har blitt synliggjort for leietakere vil være tilgjengelige her. Merk at samlinger (som 17 Brannvern) kan kun deles med alle leietakere, mens individuelle elementer (som 173 Orienteringsplan) kan deles med spesifikke leietaker-enheter.
Fra menyen Handlinger kan du opprette et nytt element i samlingen og gi leietakeren tilgang enten til flere elementer i samlingen eller flere samlinger.
Avvik: Oversikt over alle avvik meldt inn av leietakere, samt andre oppgaver koblet til leietaker-enheten. Disse er synlige for alle medlemmer av leietaker-enheten, samt utleiere og driftsansvarlige. Du kan filtrere listen på status eller oppgavetype, og markere ett eller flere avvik for å redigere dem.
Innstillinger: Her kan du arkivere eller slette leietaker-enheten. Arkiverte enheter kan når som helst gjenopprettes fra fanen Arkiv i leietakeroversikten; slettede enheter kan gjenopprettes fra Søppelbøtten i 30 dager før de fjernes permanent.
