Den hierarkiske strukturen inne på Systemer er grunnstrukturen i hvordan du organiserer og jobber med tekniske systemer i Propely. Her får du en komplett, hierarkisk oversikt over alle bygningsdeler og installasjoner, strukturert etter NS 3451. Med riktig oppsett gir denne trestrukturen deg full kontroll på dokumentasjon, aktiviteter og koblinger og sikrer at alt er plassert der det hører hjemme.
Oversikt
Du finner trestrukturen ved å gå til eiendomssiden og velge Systemer i menyen til venstre. Systemene vises i en hierarkisk struktur der systemkodene er organisert i grupper og undergrupper, for eksempel 3 VVS-installasjoner → 33 Brannslokking → 331 Installasjon for manuell brannslokking med vann.
Klikk på pilen ved et 2- eller 3-sifret system for å utvide eller lukke gruppen. For å åpne detaljsiden til et system klikker du på systemnavnet.
Opprette et nytt system
Klikk på Opprett øverst i trestrukturen. I dialogen som åpnes kan du søke etter riktig NS-kode i feltet Systemkode. Feltene Navn og Tagger blir automatisk utfylt, men kan endres. Deretter kan du fylle inn andre relevante felt og gjøre endringer i synlighetsinnstillinger ved behov. Avslutt med å trykke Opprett. Systemet plasseres automatisk på riktig plass i hierarkiet basert på koden du velger.
Hvis du oppretter et system på 3- eller 4-sifret nivå uten at et overordnede system allerede finnes vil det bli opprettet automatisk.
Søk
Bruk søkefeltet øverst i trestrukturen for å filtrere visningen. Strukturen oppdateres løpende slik at kun systemer som matcher søket vises.
Hvis du har valgt å vise tomme systemer vil søket inkludere treff fra disse:
Endre visning
Som standard viser systemoversikten kun opprettede systemer. Trykk på 
Vis tomme systemer for å se fullstendig liste over alle systemer og bygningsdeler. Du kan opprette et nytt system direkte fra denne listen ved å trykke på plusstegnet.
Det er mulig å opprette systemer både på 2-, 3-, og 4-sifret nivå ved å utvide den overordnede kategorien og navigere til neste nivå. Overordnede systemer vil ikke bli automatisk opprettet med denne fremgangsmåten, men vil likevel forbli synlige i grå tekst også dersom tomme systemer er skjult.
Redigering og massehandlinger
Trykker på 
Rediger øverst i trestrukturen for å gå inn i redigeringsmodus. Når du velger flere systemer ved hjelp av avkrysningsboksene som vises vil en handlingsmeny blir synlig i bunnen av siden. Her kan du gjøre følgende:
Slå sammen elementer: Valget blir tilgjengelig dersom flere elementer er valgt. Ved sammenslåing blir filene lagt til det første elementet, og resten av elementene legges i søppelbøtten hvor de slettes permanent etter 30 dager. Hvis noen av elementene også inneholder mapper eller koblinger mot oppgaver, rutiner eler andre samlinger må disse fjernes først.
Merk at sammenslåing av systemer er en permanent handling og kan ikke angres.
Sett tagger: Erstatter eventuelle eksisterende tagger.
Del tilgang: Velg hvem skal ha lesetilgang til systemene. Du kan velge mellom alle/ingen leietakere og leverandører, eller utvalgte leverandørgrupper og leietaker-enheter.
Arkivér: Systemene blir plassert i fanen Arkiv. Derfra kan de gjenopprettes eller slettes.
Slett: Systemet og dets innhold flyttes til Søppelbøtten. Slettede elementer forblir tilgjengelig for gjenoppretting i 30 dager og slettes deretter permanent.
Markeringen og menyen fjernes når en handling er utført. Du kan også gå ut av redigeringsmodus ved å trykke på Fullfør.
Arkiverte systemer
Systemer som ikke lenger er aktive kan arkiveres. Du finner arkiverte systemer ved å navigere til fanen Arkiv øverst i trestrukturen. Herfra kan du gjenopprette et arkivert system ved behov eller slette det permanent.
Systemsiden
Når du åpner et system kommer du til systemets detaljside. Her finner du informasjon om og beskrivelse av systemet, koblinger til andre samlinger, rutiner og avvik, filtabellen og tilkoblede prosjekter.
Seksjonen øverst på siden er synlig uavhengig av hvilken fane du bytter til, og viser hvilke roller/grupper har tilgang til systemet, systemkode og en kort beskrivelse, tagger samt informasjon fra eventuelle egendefinerte felt. Innholdet i denne seksjonen kan redigeres ved å trykke på 
Innstillinger. Du kan også 
Dele systemet via QR-kode eller lenke, 
arkivere eller 
slette det.
Oversikt
Oversikt består av flere sammensatte seksjoner:
Systeminformasjon: Inneholder egendefinerte felt med eksempelvis installasjonsår, garantiens utløp og annen relevant informasjon.
Systembeskrivelse: Fritekstfelt for lengre beskrivelser av systemet.
Serviceavtaler: Dersom systemet er koblet til en serviceavtale vil denne vises her. Merk at avtaledokumentet må være lastet opp for at avtalen skal være synlig på systemsiden. Du kan se antall mottatte rapporter ved å utvide seksjonen, trykke på avtalenavnet for å gå direkte til avtalen, eller velge Gå til serviceavtaler for å gå til den overordnede samlingen.
Vedlikeholds- og investeringsplaner: Viser alle tilkoblede planer. Trykk på planens tittel for å navigere til den, eller utvid seksjonen for å se beskrivelse, startdato, prioritet og totalt anslåtte kostnader.
For å kunne koble sammen innholdet i ulike samlinger må tilsvarende felt være lagt inn i Selskap → Dokumentasjon → Felter.
To-do's: Påminnelser du kan opprette enten til deg selv eller andre brukere. Når påminnelsen er opprettet kan du trykke på de ulike feltene for å endre innhold, frist, ansvarlig bruker eller koblinger. To-do's sender ut en pushvarsling til den ansvarlige brukeren på dagen for fristen. Påminnelsen kan markeres som fullført, eller fjernes ved å trykke på de tre prikkene ved siden av opprettelsesdato.
Avvik og rutiner: Viser alle avvik og rutiner som er koblet til systemet.
Koblinger til eksisterende avvik må legges til fra oppgavesiden, men du kan også opprette et nytt avvik direkte på denne siden. For å koble systemet til en rutine trykker du på Opprett rutine og velger mellom Opprett ny rutine eller Koble til eksisterende rutine.
Andre samlinger: Dersom samlingen Systemer inneholder felt for andre dokumentasjonssamlinger (som Tilstandsanalyser eller Komponenter) vil disse være synlige her, med mulighet for å koble systemet til et nytt eller eksisterende element.
Filer
Alle dokumenter og filer knyttet til systemet plasseres her. Filer kan lastes opp direkte fra systemsiden via drag-and-drop eller kobles til systemet ved behandling i AI-innboks.
Du kan markere flere filer for å endre synlighet, laste ned, legge til tagger, endre koblinger eller slette dem. Filene kan også grupperes i mapper.
Prosjekter
Dersom et prosjekt inneholder minst ett krav koblet til systemet vil det være tilgjengelig i denne fanen.