Serviceavtaler viser alle avtalene som gjelder for eiendommen, uavhengig av om de er opprettet manuelt eller behandlet via AI-innboksen. Her ser du hvilke avtaler som mangler informasjon, og hvor mange servicerapporter som er mottatt på hver avtale.

Serviceavtaler i Propely er fordelt per eiendom. Gå til eiendomssiden og velg Serviceavtaler i menyen til venstre under kategorien Dokumentasjon. Samlingen er delt i Oversikt og Arkiv.

I Oversikt kan du velge mellom tre faner:

Når du oppretter en ny avtale, enten direkte på denne siden eller under behandling i innboksen må feltene leverandør, systemer, frekvens og startdato være utfylt for at avtalen skal bli synlig i fanen Aktive. Dersom noen av feltene mangler eller ikke er spesifisert plasseres avtalen både under Alle avtaler og Krever handling i stedet. Manglende sluttdato gir ikke utslag i seg selv, men avtalen vil automatisk settes som løpende. Gjelder avtalen noe utenfor den vanlige NS-klassifiseringen kan systemer markeres som ikke relevant.

Antall avtaler i hver fane oppdateres fortløpende, slik at du raskt ser hvor mye som gjenstår.

Ovenfor tabellen finner du et søkefelt og filtre for Frekvens, Leverandør, Systemer og Tagger. Både filtre og søkeresultater gjelder på tvers av alle tre faner, og vedvarer til du nullstiller dem.

Trykk på Tabellvisning til høyre for å velge hvilke kolonner som skal vises under Tabellkolonner. Du kan velge mellom Frekvens, Leverandør, Systemer, Tagger, Servicer/år, Årlig kostnad, Filer, Startdato, Sluttdato, Oppsigelsestid, Opprettelsesdato og Notat.

I likhet med filtre, gjelder valgte kolonner på tvers av alle faner, og vedvarer frem til du nullstiller dem ved å velge Tilbakestill til standard.

Du kan også sortere tabellen ved å trykke på pilene ved siden av kolonnenavnet. Som standard sorteres avtalene etter opprettelsesdato, og sorteringen nullstilles når du bytter fane eller navigerer til og fra en spesifikk avtale.

Trykk på handlingsmenyen helt til høyre i raden for å få opp valgene for én avtale:

Du kan også behandle flere avtaler samtidig:

Fra den samme menyen kan du også dele tilgang, arkivere eller slette de valgte avtalene.

Feltene merket med *stjerne er de som må være utfylt for at avtalen skal regnes som aktiv. Du kan lagre avtalen uten dem, men den plasseres da i fanen Krever handling, og ikke Aktive.

Det er verdt å bruke litt tid på Leverandør og Systemer slik at Propely AI kan foreslå avtalen automatisk når en tilhørende rapport behandles i innboksen senere.

Har du selve avtaledokumentet, kan avtalen også opprettes når du behandler dokumentet i innboksen. Feltene fylles da ut automatisk basert på innholdet i dokumentet, og du får både avtalen og dokumentet på plass samtidig.

Avtaler kan ha frekvensen Fast eller Ved behov. For avtaler med fast frekvens oppgir du antall servicer per år, og oversikten viser da én kolonne per år med antall mottatte servicerapporter mot forventet antall. Merk at tabellen inkluderer kun data fra siste 3 år.

Ringen ved siden av tallet fylles etter hvert som rapportene kommer inn, slik at du enkelt ser hvilke avtaler som ligger etter. For avtaler med frekvensen Ved behov vises ingen forventet mengde.

For at oversikten skal stemme er det viktig at servicerapporter kobles til riktig serviceavtale når de behandles i AI-innboksen. Laster du opp rapportene manuelt inne på avtalen må du sørge for å endre dokumenttype til rapport og legge til rapportens dato.

I visningen Krever handling ser du hvilke felter som mangler for hver avtale under Mangler felter. Feltene som etterspørres er de som gir best flyt i rapportbehandlingen og mest presis statistikk i oversikten.

Slik legger du inn manglende informasjon:

Du kan også fylle inn informasjon for flere avtaler samtidig ved å markere aktuelle avtaler, velge Rediger og deretter feltet du ønsker å endre. Trykk på Lagre endringer når du er ferdig.

Avtaler du ikke ønsker å ha med i oversikten, eller som ikke skal telle med i statistikken, kan arkiveres. Arkiverte avtaler ligger samlet i Arkiv, og påvirker ikke tallene i Oversikt. Tabellen viser når en avtale ble arkivert, navnet på brukeren som arkiverte den, leverandør, opprettelsesdato og notat.

Brukere med andre roller enn utleier må ha skrivetilgang både til samlingen Serviceavtaler og til den enkelte avtalen for å kunne arkivere, gjenopprette eller slette den. Utleiere har som standard full lese- og skrivetilgang til samlingen og innholdet i den.

For å hente en avtale tilbake, trykker du på handlingsmenyen ved den arkiverte avtalen og velger Gjenopprett. Fra samme meny kan du også redigere notatet på avtalen, eller slette den.

Trykk på en avtale for å åpne detaljvisningen.

Øverst kan du se avtalens status (aktiv/mangler felter/utløpt), når den ble opprettet og sist oppdatert. Videre finner du følgende knapper:

Mangler avtalen felter, ligger Fyll ut mangler sammen med de andre knappene.

Lenger ned viser en informasjonsboks en oppsummering av avtalen, samt gjeldende innstillinger for synlighet og tilgang. Denne informasjonen kan legges til eller endres via Rediger.

Nedtrekksmenyen øverst til høyre lar deg navigere videre til en annen avtale på eiendommen uten å gå tilbake til oversikten.

Innholdet i avtalen er delt i tre seksjoner:

Filer bør få riktig dokumenttype allerede når de behandles i AI-innboksen. Da plasseres de rett i Avtaledokumenter eller i riktig årsmappe under Servicerapporter, og oversikten over mottatte servicer blir riktig.

I Andre filer vil du typisk bare finne to ting: avtaler og rapporter som lå i Propely før klassifisering av dokumenttype ble innført, og filer som er lastet opp manuelt med Last opp. Vi anbefaler ikke manuell opplasting, fordi en fil som ikke er klassifisert vil mangle kobling til leverandør og system, og kan dermed ikke telles med i statistikken.

For å klassifisere en fil slik at den plasseres på rett sted, trykker du på handlingsmenyen ved filen, velger Endre dokumenttype og deretter Avtale eller Rapport. Andre valg er Tegning og Annet, men disse er som regel ikke relevante inne på en serviceavtale. Fra samme meny kan du gi filen nytt navn eller slette den.

I høyre kolonne kobler du avtalen til resten av eiendommen. Trykk på Koble til eksisterende eller Opprett ny i hver seksjon.

Tilgang til serviceavtaler settes i to nivåer, som begge er avgjørende for at riktige brukere skal kunne se og eventuelt redigere avtalene.

Den overordnede tilgangen styres fra Selskap → Dokumentasjon → Serviceavtaler → Tilgang, og kan kun gjøres av selskapets administrator.

Her bestemmer du hvilke roller som skal ha lese- og skrivetilgang. Utleiere har begge som standard, mens leietakere og leverandører må tildeles tilgangen manuelt. Skrivetilgang kan også gis til bestemte leverandørgrupper.

Disse tilgangene styrer om brukerne kan se og redigere selve samlingen, men gir ikke tilgang til avtalene i den.

Tilgang til spesifikke avtaler gir du manuelt:

Så lenge det bare er utleiere som har tilgang til avtalen, er Alle med lesetilgang kan også redigere avhuket i avtalens innstillinger. Når du deler avtalen med andre brukere, fjernes denne avmerkingen slik at kun utleiere har skrivetilgang. Du kan nå bestemme hvem som skal kunne redigere.

Velg Rediger, enten inne på avtalen eller fra handlingsmenyen, og bla ned til Skrivetilgang. Du kan nå velge mellom følgende:

Trykk til slutt på Lagre.